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会議室
会議室について
FirstClassの会議室は、組織内の複数のユーザが参加して情報を交換できるオンラインフォーラムです。会議室にメッセージを送信すれば、多数のユーザにメッセージ送信する必要がなくなります。また、会議室で共有のドキュメントを作成したり、ファイルを会議室にアップロードしたりできます。
会議室は、管理者、ユーザ自身、または他のユーザが作成できます。ホームページには、自分がホームページに作成した会議室が、自分が参加している会議室と同様に表示されます。会議室のメンバーになるには、会議室のメンバーがあなたをメンバーに追加するか、あるいは会議室を開いてメニューの［ホームへ追加］を選択してください。
ユーザが会議室で実行できる操作は、会議室の所有者によって設定されます。例えば、人事関係の会議室では資料の閲覧しかできないものの、自分が関わっているプロジェクトの会議室では資料の追加もできるように設定されているケースが考えられます。この場合、人事関係の会議室は、関係者全員に個別にメッセージを送信することなく情報を配信できる場所として利用されています。一方、プロジェクト会議室は、プロジェクトに参加している全員が議論したり、役立つ情報を追加したりできる場を提供しています。
会議室をメッセージの宛先に指定
ディレクトリに表示されている会議室名を使用して、他のユーザをメッセージの宛先に指定するのと同じ要領で、会議室をメッセージの宛先に指定できます。
会議室が自動的にメッセージの宛先として指定されるようにするには、その会議室を開いて［新規メッセージ］ボタンからメッセージを作成します。
会議室でのメッセージの返信
メールボックスで自分宛のメッセージに返信するのと同じ要領で、会議室のメッセージに返信します。メッセージを開き、［返信］ボタンをタップしてください。この返信は、会議室のデフォルトの受信者へ送信されます。これはたいていの場合、会議室自身へ返信されることを意味しています。
他の宛先へ返信するか、会議室自体から送信されたように見せて返信したい場合は、［返信］の横の［その他の返信］ボタンをタップしてお好みのオプションを選択してください。
［転送］ボタンを使用してメッセージを転送することもできます。
会議室からのメッセージを送信する
いくつかのケースでは、あなた自身ではなく会議室から送信されたように見せたメッセージを送信したい場合があるでしょう。これは、例えば会議室をヘルプデスクのように使用しい場合に便利です。
会議室自身からメッセージを送信するには、会議室のメニューより会議室からの新規メッセージを選択してください。
会議室でのアイテムの評価
会議室にて、アイテムに「いいね！」をつけられるよう設定されていた場合、フィードの各アイテムにいいね!（親指）アイコンが表示されます。アイテムにいいね！をつける場合は、このアイコンをタップしてください。
会議室にて、「いいね！」と「よくないね！」のどちらかをつけられるよう設定されていた場合、アイテムを気に入った場合はいいね！アイコンをタップし、気に入らない場合はよくないね！（下向き親指）アイコンをタップしてください。
会議室にて、アイテムにレートをつけられるよう設定されていた場合、フィードの各アイテムに５つの星が表示されます。アイテムのレートを設定するには、適切な星をタップしてください。例えば、アイテムに３つ星をつけるには、左から三番目の星をタップしてください。複数のユーザがアイテムにレートをつけている場合、平均スコアが表示されます。
会議室の権限にて、アイテムを評価した後に変更可能かについて設定することができます。いいね！とよくないね！を変更するには、もう一度アイコンをタップしてください。レートを変更するには、適切な星をタップしてください。
会議室のメッセージの承認
会議室に送信されたすべてのメッセージが適切かどうかを確認するために、会議室に主催者が設定されている場合があります。主催者のいる会議室では、すべてのメッセージまたは添付ファイルのあるメッセージが、主催者に承認されるまで閲覧できなくなります。承認されるまで、メッセージはグレーアウト表示されるか、表示されません。
主催者となる権限を与えられたユーザだけが、これらのメッセージを承認できます。この権限がある場合にメッセージを承認するには、メニューから［承認］を選択します。
会議室の作成
ユーザは管理者と同じように会議室を作成できます。会議室は、ユーザのグループを設定して共同作業を行うのに適しています。会議室が意図した通りに機能しない場合は、管理者に連絡してください。
ホームページ上に会議室を作成するには、ホームページのメニューから［新しいコンテナ］を選択し、［会議室］を選択します。指示に従って会議室にアイコンと名前を設定し、説明を入力します。
［ディレクトリに登録しない］チェックボックスを有効にすると、会議室がディレクトリに表示されなくなります。これにより、自分から知らせない限り、他のユーザに会議室の存在を知られることはありません。また、公開されている会議室の名前と重複することを考慮せずに、好きな名前を会議室に使えるようになります。
完了したら、［作成］をタップします。新しい会議室がホームページの最後に追加されます。会議室が誤って削除されないようにするには、その会議室を開き、［処理］で［プロパティ］を選択してから、［保護］を選択します。
他の場所に会議室を作成するには、会議室を作成するコンテナを開き、［新規］ボタンのドロップダウンメニューから［新しいコンテナ］を選択し、ホーム画面に作成するのと同じ手順を実施します。
会議室が誤って削除されないようにするには、その会議室を開き、メニューで［プロパティ］を選択してから、［保護］チェックボックスを有効にします。この会議室を将来削除するには、最初にこのチェックボックスを無効にする必要があります。
会議室の権限設定
会議室の権限を使用して、会議室の動作（メッセージの有効期限や他のユーザがその会議室で実行できる操作など）を設定します。
会議室の権限を設定するには、会議室を開き、メニューで［権限］を選択してから、権限フォームに必要事項を入力します。
| フィールド | 説明 |
|---|---|
| ディレクトリに登録しない | 会議室を作成した際の設定を変更できます。 |
| 表示 | このセクションでこのフィールドおよび他のフィールドを表示するには、［表示 メッセージのオプション 承認 サイズ制限 有効期間］の三角形をタップします。 会議室のレイアウトを常にオリジナルのレイアウトへリセットさせるには、［サーバの表示設定を使用］のチェックボックスを有効にしてください。無効にしている場合、会議室へアクセスするユーザ全員がレイアウトを変更し保存できるようになります。「いいね！」や評価を有効にしたい場合にはこれを有効にしないようにしてください。 他のユーザに、会議室の表示をまったく変更させないようにするには［テンプレート表示のみを使用］のチェックボックスを有効にしてください。 これが主催者のいる会議室である場合は、［未承認アイテムを表示しない］チェックボックスを有効にして、主催者以外のユーザに未承認オブジェクトが表示されないようにできます。 |
| メッセージのオプション | 会議室で新規メッセージが作成された時に使用されるフォームを、［使用するフォーム］にて指定します。新規メッセージのフォームを指定したくない場合は、「-」（ハイフン）のままにしておいてください。 ［返信の設定］では、会議室でメッセージの返信先を設定するデフォルトの方式を選択します。 ［全員に返信］は、差出人と他のすべての受信者に返信します。 ［差出人にのみ返信］は、差出人だけに返信します。 ［会議室にのみ返信］は、会議室だけに返信します。 ［デフォルト］は、会議室を作成したときに管理者によって使用されます。 ［いいね！やレートの許可］は、会議室内のアイテムを評価するための機能です。 ［なし］の場合、いいね！やレーティングを使用できません。 ［いいね！］の場合、気に入ったコンテンツにいいね！をつけることができます。また、後から変更することも可能です。 ［いいね！（鍵付き）］の場合、気に入ったコンテンツにいいね！をつけることができますが、後から変更することができません。 ［いいね！よくないね！］の場合、コンテンツにいいね！やよくないね！をつけることができます。また、後から変更することも可能です。 ［いいね！よくないね！（鍵付き）］の場合、コンテンツにいいね！やよくないね！をつけることができます、後から変更することができません。 ［レート］の場合、コンテンツに１個から５個までの星をつけることができます。また、後から変更することも可能です。 ［レート（鍵付き）］の場合、コンテンツに星をつけることができますが、後から変更することができません。 |
| 承認 | 会議室に送信されたすべてのメッセージで管理者の承認が必要となるようにするには、［メッセージに承認が必要］チェックボックスを有効にします。 ファイルが添付されたメッセージ、または会議室に直接アップロードされたファイルのみ管理者の承認が必要となるようにするには、［添付ファイルに承認が必要］チェックボックスを有効にします。 |
| サイズ制限 | 会議室に投稿されたメッセージ（本文＋添付ファイル）の最大サイズを［メッセージ最大容量］で指定できます。この制限を超えるメッセージは、次のフィールドで指定された方法で処理されます。 メッセージにサイズ制限を設けた場合は、［処理］でサイズ制限を超えたメッセージの処理方法を選択します。 ［拒否して不達メッセージ送信］では、投稿は拒否され、差出人に不達メッセージが返信されます。ほとんどの会議室にとっては、おそらくこの選択が最適です。ただし、インターネット上のFirstClass以外のシステムと通信しているような会議室には適しません。例えば、インターネットのニュースグループとして利用されている会議室では、不達メッセージがインターネットに返信され、そこからニュースグループに参加している多数のサイトに送信されてしまいます。 ［拒否してログに記録］では、差出人への通知なしにメッセージが拒否され、管理者が閲覧できるサーバログに記録されます。 ［未承認メッセージとして許可］では、メッセージは許可されますが、未承認状態となります。ゲートウェイされている会議室で、大容量のファイルが添付されたメッセージをユーザが送信する可能性がある場合には、この選択が有効です。 ［拒否のみ］では、メッセージは拒否され、それ以外の動作は行われません。この会議室がインターネット上のFirstClass以外のシステムと通信している場合には、この選択が最も適しています。 |
| 有効期間 | 会議室で許可するオブジェクトの最大数を［アイテム数］で指定できます。この制限を超えると、FirstClassはオブジェクトを有効期限が古いものから削除していきます。 また、メッセージが有効期限まで会議室に保存される最大日数を［有効期間（日数）］で指定できます。メッセージの有効期限が切れると、FirstClassは定期的なメンテナンスの際にその投稿を自動的に削除します。 |
| 所属 | 会議室グループおよび会議室グループが動作に与える影響について十分に理解するまで、このフィールドはそのままにしておくことをお勧めします。 すべての会議室は、デフォルトで会議室グループに所属しています。管理者は、会議室グループを設定することによって、グループ全体の会議室の動作を設定します。自分の会議室が所属するグループはここに表示されます。会議室グループは追加または削除できます。会議室グループを追加するには、会議室をメッセージの宛先に指定するのと同じ要領で名前を入力します。 |
| 対象 | ここでは、他のユーザが会議室で実行できる操作を決める権限を設定します。詳しくは、以下で説明します。 |
列表示
会議室のコンテンツを列形式で表示させたい場合には、権限フォームの［表示］セクション内の［サーバ設定の表示を使用］のチェックボックスを有効にしてください。
会議室へのアクセス権を他のユーザに付与
会議室は共同作業を行うことが目的の場所であるため、他のユーザに会議室へのアクセス権を与えることができます。このためには、まず他のユーザが会議室で実行できる操作を決める権限を設定してから、そのユーザが会議室を利用できるようにします。
他のユーザが会議室で実行できる操作を指定するには、権限フォームの［対象］セクションを更新します。会議室へのアクセスを許可するすべてのユーザとグループに対して、この操作を行う必要があります。
まず、ユーザをメッセージの宛先に指定するのと同じ要領で、［対象］の下にユーザの名前またはグループ名を入力します。FirstClassは、ユーザが会議室を開いたときに［対象］リストを上から下に向かってチェックするため、ユーザを登録する順序が重要になります。このユーザまたはこのユーザが所属するグループを最初に見つけると、FirstClassはそこで設定されている権限を使用します。したがって、［All Users］グループを一番上に登録して、そのグループのアクセス権を［すべて禁止］にすると、誰も会議室にアクセスできなくなります。
次に、名前の右にあるフィールドでユーザのアクセスレベルを選択します。アクセスレベルとは、権限をあらかじめ組み合わせたものです。ユーザやユーザグループに対して、既定のアクセスレベルを指定するか、次の各権限を有効または無効にしてアクセスレベルをカスタマイズできます。
| アクセスレベル | 権限 |
|---|---|
| 送信不可 | ユーザが会議室にアクセスできないようにします。［All Users］グループはこのアクセスレベルの一番最後に追加して、誤って誰もこの会議室にアクセスできなくなることがないようにするようお勧めします。 |
| 表示可 | ユーザは、会議室にあるオブジェクトの一覧を見ることはできますが、オブジェクトを開くことはできません。 |
| 閲覧可 | ユーザは、［表示可］の権限に加え、メッセージを開くことができます。 |
| 検索可 | ユーザは、［閲覧可］の権限に加え、添付ファイルのダウンロード、アイテムの履歴表示、および検索ができます。 |
| 送信可 | ユーザは、［検索可］の権限に加え、会議室へのメッセージの送信、自分が追加したオブジェクトの削除、および権限フォームの閲覧ができます。 |
| 承認可 | ユーザは、［送信可］の権限に加え、未承認のメッセージの閲覧と承認ができます。 |
| 主催者 | ユーザは、［承認可］の権限に加え、アイテムの削除、サブコンテナへのアイテムの移動、サイズ制限を超えたメッセージの投稿、ドキュメントの編集、およびサブコンテナの移動ができます。 |
| 作成者 | ユーザは、［主催者］の権限に加え、会議室の表示と並び順の変更、およびサブコンテナの作成（管理者から［会議室の共有］権限が与えられている場合）ができます。 |
| コントローラ | ユーザは、［作成者］の権限に加え、この権限フォームと他のユーザが送信したメッセージの編集ができます。 |
| ユーザ設定 | 個別の権限を選択することでアクセスレベルが定義されます。ユーザの各権限を追加または削除して上記以外のアクセスレベルを設定すると、アクセスレベルは自動的に［ユーザ設定］になります。 |
個別の権限
アクセスレベルフィールドの右側にあるアイコンは、レベルを構成する各権限を示します。権限の有効/無効を切り替えるには、その権限のアイコンをタップします。
制限事項
一部の権限は、管理者によって適切な権限がユーザに与えられている場合にのみ適用されることにご注意ください。
左から右に向かって、次の各権限があります。
| 権限 | 内容 |
|---|---|
| 権限の編集 | ユーザは、この権限フォームを編集できます。この権現を設定すると、［対象］にユーザを追加したり、ユーザの権限を設定したりできるようになります。 |
| 主催者 | ユーザに［主催者］としての権限を与えます。ユーザがアイテムを承認できるようにするには、［アイテムの承認］権限が必要になります。 |
| すべてのアイテムの削除 | ユーザは、他のユーザによって送信されたメッセージを含む全オブジェクトを削除したり、オブジェクトをサブコンテナに移動したりできます。 |
| アイテムの作成 | ユーザは、ドキュメントとサブコンテナの作成、会議室へのオブジェクトの移動、およびサイズ制限を超えたメッセージの投稿ができるほか、ファイルをメッセージに添付せずに直接アップロードできます。ただし、［アップロード］権限が必要です。 |
| 読み取り専用アイテムの編集 | ユーザは、通常では編集できないオブジェクト（送信済みのメッセージなど）を編集できます。この権限を有効にするには、［アイテムの編集］権限も選択する必要があります。 この権限は通常のFirstClassの動作より優先されますので、有効にする場合はご注意ください。 |
| アイテムの編集 | ユーザは、ドキュメントを編集したり、サブコンテナを移動したりできます。 |
| ウィンドウと表示のプロパティの保存 | 会議室のレイアウトを変更し、保存することができます。 この権限を持つ場合、他ユーザ向けに表示される会議室の初期レイアウトにも影響を与えますので、有効にする場合はご注意ください。 |
| アイテムの承認 | ユーザは、未承認のメッセージを閲覧および承認できます。このユーザが送信したメッセージは自動的に承認されます。 |
| 自分のアイテムの削除 | ユーザは、自分のオブジェクトの削除と、プロパティの変更が可能です。 |
| 会議室を開く | ユーザは、会議室を開くことができます。これを有効にすると、会議室のオブジェクトの一覧を見ることはできますが、オブジェクトを開くことはできません。 |
| アイテムの検索 | ユーザは、会議室を検索できます。ただし、［検索］権限が必要です。 |
| アイテムの送信 | ユーザは、会議室にメッセージを投稿できます。ただし、［会議室へのメール送信］権限が必要です。 |
| アイテムを開く | ユーザは、会議室にメッセージとドキュメントを開くことができます。 |
| 子会議室の作成 | ユーザは、会議室にサブコンテナを作成できます。ただし、［［会議室の共有］権限］が必要です。 |
| ファイルと添付ファイルのダウンロード | ユーザは、添付ファイルと、会議室に直接アップロードされたファイルをダウンロードできます。ただし、［ダウンロード］権限が必要です。 |
| 権限の表示 | ユーザは、この権限フォームを編集できますが、編集はできません。 |
| 履歴の表示 | ユーザは、会議室のオブジェクトの履歴を閲覧できます。 |
会議室に関する情報の提供
他ユーザへの会議室の説明を作成するには、会議室の権限フォームの［プロフィール］ボタンをタップしてください。
会議室の利用可能設定
会議室を他のユーザが利用できるようにするには、そのユーザがすでにアクセス権を持つコンテナ内に作成するか、そのユーザを会議室のメンバーにします。ユーザをメンバーにすると、会議室へのリンクがそのユーザのデスクトップに作成されます。
ユーザを会議室のメンバーにするために招待するには、会議室の権限フォームで［メンバー］ボタンをタップします。ユーザをメッセージの宛先に指定するのと同じ要領でメンバーのリストにユーザの名前を入力します。
作業が完了したら、このフォームを閉じてください。変更が自動的に保存されます。
会議室をインターネットメーリングリストに参加させる
会議室をインターネットメーリングリストへのアクセスポイントとして使用することができます。メーリングリストに送信されたメッセージが会議室内に表示されます。
メーリングリストはそれぞれに参加方法があります。いくつかのケースでは、参加要求を送信し、メーリングリストは会議室が参加した旨の返信を返します。ほかのケースでは、会議室が参加する前に返信に対して応答する必要があります。
会議室をメーリングリストに参加させるには、メーリングリストで指示されている通りに会議室自身より参加要求を送信します。 (会議室から新規メッセージ).
返信に対して応答する必要がある場合には、会議室自身から返信を送信します。 (会議室から返信).
会議室からメーリングリストに送信する
いくつかのメーリングリストは誰もが投稿できるようになっています。このケースではあなたや会議室を使用しているほかのユーザは普通にメッセージをメーリングリストに送信したり、会議室内のメーリングリストメッセージに応答することができます。
ほかのメーリングリストでは、登録されたユーザしか投稿できないようになっています。これらのメーリングリストではあなたは会議室を使用している他のユーザではなく実際の会議室を登録されたユーザとみなしています。これは、あなたはメーリングリストに直接メッセージを送信したりメーリングリストメッセージに会議室から直接応答できないことを意味します。これらのメーリングリストに投稿するばあには、会議室自身からメッセージを送信しなければなりません。
メーリングリストにコマンドを送信する
メーリングリストにメッセージを送信するのと同様に、ヘルプコマンドや参加者情報を要求するようなコマンドを送信することができます。これらのコマンドも会議室自身から送信しなければなりません。