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オンラインヘルプ/FirstClass GO

アサインされたタスクの管理

タスク管理について

タスク管理について

FirstClassのタスク管理機能により、他の人にタスクを割り当てたりタスクマネージャーコンテナでタスクを監視することができます。タスクマネージャーコンテナは複数のタスクから成るプロジェクトの監視にも使用できます。

タスクに関わるすべての人はタスクにコメントをすることができます。そのため、タスクに関する議論はタスクマネージャーコンテナ内の１カ所ににまとめられます。

タスクマネージャーコンテナのタスク一覧は、特定の状態を持つタスクのための以下の見た目の規則を使用しています:

見た目	タスクの状態
赤	期限超過
太字	至急
ピンク	延期、待ちまたはキャンセル
緑	完了

管理されたタスクの作成

タスクマネージャーコンテナに管理されたタスクを追加するには、新しい管理されたタスクボタンをタップしてください。そして、管理されたタスクフォームに必要事項を入力してください。

注意

タスクに割り当てたあらゆるユーザは、最初にタスクマネージャーコンテナの参加者となり、必要な権限が割り当てられます。詳細は以下の「タスクマネージャーコンテナの作成」で説明されています。

管理されたタスクフォーム

管理されたタスクフォームは追加の情報を入力できる本文だけではなく、エンベロープの以下のフィールドで構成されています。

フィールド	説明
変更されたら通知する	タスクが更新されるたびに、このチェックボックスをオンにした全ての人にメール通知が送信されます。このタスクを開くことができる全てのユーザがこのフィールドを更新できます。
状態	タスクの状態です。アサイン対象者はここで受け取ったタスクを受任し、タスクの状態を更新します。
進捗	タスクが完了しているパーセンテージです。
状態と進捗の編集を制限する	アサイン対象者は状態と進捗のみを編集できます。作成者もこれらのフィールドを編集できます。他のフィールドを編集したい場合にはこのチェックボックスをクリアしてください。編集が完了したら再度チェックボックスをオンにしてください。
優先度	優先度を至急に変更すると、そのタスクはタスクマネージャーコンテナで太字で表示されます。
説明	タスクマネージャーコンテナに表示させるタスクの説明です。
作成者	作成者の名前が自動的に表示されます。
アサインする人	タスクの責任を持たせたい人です。メッセージの宛先を指定する方法と同様に名前を入力してください。状態がアサイン中から了解済みに変更されることで、アサイン対象者がタスクを受任したことがわかります。自分で計画して自分自身で実行するタスクの場合には、ここに入力する必要はありません。
開始スケジュール	タスクを開始する予定の日付です。開始日を指定しない場合にはこのフィールドを空のままににしておいてください。開始予定日を設定するには、このフィールドをタップしてください。
期限	タスクの期限です。期限がない場合にはこのフィールドを空のままににしておいてください。期限を設定するには、このフィールドをタップしてください。
開始日	タスクの作業が実際に始まった日付です。この日付はアサイン対象者が状態を進行中に変更した時に自動的に入力されます。
完了日	タスクが実際に完了した日付です。この日付はアサイン対象者が状態を完了に変更した時に自動的に入力されます。
タイムゾーン	このタスクの日付のタイムゾーンです。タスクに対して異なるタイムゾーンを設定できるように、このフィールドで基本設定のデフォルトのタイムゾーン設定から変更できます。
添付ファイル	端末上のファイルをタスクに添付できます。ファイルを選択するか、写真を撮影してください。
完了	タスクをどのようにしたいかを決定します。タスクがすでに公開されているかどうかによって表示されるオプションが異なります。新規または下書きのタスクでは、公開、下書きとして保存またはタスクの削除のオプションが表示されます。公開を選択するとタスクが保存され、タスクマネージャーコンテナで誰もが見ることができるようになります。下書きとして保存を選択するとタスクは下書きとして保存され、作成者のみが見ることができます。公開済みのタスクでは保存または変更を破棄するオプションが表示されます。
メニュー	コメントをタップするとタスクの議論が出来ます。コメントを入力して書式設定し、投稿をタップしてください。印刷を選択すると端末の標準的な印刷方法でタスクを印刷できます。削除を選択するとタスクを削除します。

管理されたタスクの監視とコラボレーション

ユーザを管理されたタスクにアサインすると、アサイン対象者のメールボックスに通知メールが送信されます。これは、管理されたタスクフォームの変更されたら通知するチェックボックスをオンにしない限り、アサイン対象者が受信する唯一の個人メールです。このタスクにアクセスできるすべてのユーザはこの通知をリクエストすることができます。

タスクにアサインされた人には、タスクマネージャーコンテナにて適切な権限(例えば、アクセスレベルを送信可にする。)を与えるようにしてください。これによりアサインされた人はコンテナ内のタスクの議論に参加できるだけでなく、タスクを開き状態を変更することができるようになります。権限については「タスクマネージャーコンテナを作成する」の下以降で説明されています。

あなたとアサインされた人は、メニューのコメントを選択することでタスクに関してコメントをすることができます。順番に、コンテナ内のコメントを開いて返信ボタンをタップすることで、コメントを順番に返信することが出来ます。タスクに対するすべてのコメントと返信はタスクの下にメッセージスレッドとして一覧表示されます。メッセージスレッドはカラムの他のオブジェクトグループと同様に折りたたんだり展開することができます。

タスクの作業をするアサイン対象者は、タスクの状態と管理用割合を変更するためにタスクフォームを更新することが出来ます。タスクが更新されるとそのタスクとコンテナにフラグが表示され、変更をメールで通知する選択をしていない場合でもフラグで通知を確認することができます。

管理されたタスクの更新

タスクの情報を変更する場合には、タスクを開いて更新してください。あなたとアサイン対象者は、常に状態と進捗を変更することができます。

状態と進捗の編集を制限するチェックボックスをオンにすると、変更をメールで通知する以外は、全てのアサイン対象者が更新できるようになります。作成者が他の部分を更新したい場合には、まずこのチェックボックスをクリアしてください。変更が終わったら再度チェックボックスをオンにしてください。

管理されたタスクの状態を変更する

管理されたタスクの状態を変更するには、状態で適当な状態を選択してください。

状態が進行中に変更されると、現在の日付が開始日に表示されます。この日付は変更することができます。

状態が完了に変更されると、進捗が自動的に100パーセントになり、現在の日付が完了日に表示されます。この日付は変更することができます。

完了したタスクを他の状態に戻す必要がある場合には、新しい状態を選択してください。完了日は自動的に未完了になります。

タスクマネージャーコンテナを作成する

ホーム画面にタスクマネージャーコンテナを作成するには、ホーム画面のメニューで新規コンテナを選択し、タスクマネージャーを選択してください。画面の指示に従ってタスクマネージャーコンテナのアイコン、名前と説明を入力してください。

すべて入力したら、作成をタップしてください。新しいタスクマネージャーコンテナがホーム画面の端に追加されます。

タスクマネージャーコンテナを他の場所に作成するには作成したいコンテナを開き、新規ボタンのドロップダウンメニューから新規コンテナを選択し、ホームページで作成するのと同じ手順で作成してください。コンテナのフォルダボタンを使用して新しいタスクマネージャーコンテナにアクセスすることができます。

誤って削除されないようにするためにタスクマネージャーコンテナを保護するには、コンテナを開き、メニューからプロパティを選択し、保護チェックボックスをオンにしてください。将来、タスクマネージャーコンテナを本当に削除したい場合にはこのチェックボックスをクリアしてください。

タスクマネージャーコンテナの権限を設定する

権限を使用してタスクマネージャーコンテナの挙動(例えば、他のユーザがコンテナで何をできるか)を制御できます。

タスクマネージャーコンテナの権限を設定するには、コンテナを開き、メニューの権限を選択してください。そして権限フォームに入力してください:

フィールド	説明
ディレクトリに登録しない	タスクマネージャーコンテナがディレクトリに表示されなくなります。これによりあなたが教えない限りこのタスクマネージャーコンテナを他人に知られないようにできます。また、他の公開された名前と重複しているかどうかにかかわらず、好きな名前を付けることができます。
所属	グループとグループによる挙動への影響に精通していない場合には、このフィールドに何も設定しないことを推奨します。
対象	他のユーザに対してタスクマネージャーコンテナで何をすることができるようにするかを制御する権限を設定する領域です。次のセクションで説明します。

他のユーザにタスクマネージャーコンテナへのアクセス権を付与する

タスクマネージャーコンテナはコラボレーションエリアと想定しています。少なくとも、そのコンテナに格納するタスクにアサインするユーザにはアクセス権を付与する必要があります。これを行うために、まずそのタスクマネージャーコンテナでそれらのユーザに何を許可するかを制御する権限を設定してください、そして、タスクマネージャーコンテナをそれらのユーザから見えるようにしてください。

タスクマネージャーコンテナでユーザへの操作許可を指定するには、権限フォームの対象セクションを設定してください。タスクマネージャーコンテナへのアクセスを許可するそれぞれのユーザやグループ二対してこれを設定してください

最初に、メッセージの宛先を入力するのと同様の方法で、対象の下にユーザまたはグループの名前を入力してください。FirstClassサーバに登録されている任意のユーザを入力することができます。ユーザがタスクマネージャーコンテナを開いた時に、FirstClassは対象リストを先頭から下方向に検索しますので、ユーザをどの順序で並べるかは重要です。ユーザまたはユーザが所属する最初のグループが見つかると、そこの権限が使用されます。これは、All Usersグループをリストの先頭に置き、このグループに対して全て禁止のアクセスレベルを設定した場合、いかなるユーザもタスクマネージャーコンテナにアクセスできなくなることを意味します。

次に、名前の右にあるフィールドで、そのユーザのアクセスレベルを選択します。アクセスレベルは事前に定義されたアクセス権のセットです。アクセスレベルをそのまま使用するか、アクセスレベルを選択した後に個別のアクセス権を選択したり非選択にしたりすることができます。

レベル	与えられるアクセス権
全て禁止	タスクマネージャーコンテナへのアクセスを拒否します。無用のユーザがうっかりタスクマネージャーコンテナにアクセスしてしまうことを防ぐために、All Usersグループをリストの最後に追加し、このアクセスレベルを指定することを推奨します。
表示可	ユーザはタスクマネージャーコンテナ内のオブジェクト一覧を見ることはできますが、それらを開くことはできません。
閲覧可	表示可に加えて、コンテナ内のオブジェクトを開くアクセス権をユーザに与えます。
検索可	閲覧可に加えて、添付ファイルのダウンロード、履歴の閲覧、検索を行うアクセス権をユーザに与えます。
送信可	検索可に加えて、タスクへのコメントの投稿とコメントへの返信、ユーザ自身が追加したオブジェクトの削除、このコンテナの権限フォームの閲覧を行うアクセス権をユーザに与えます。
承認可	タスクマネージャーコンテナでは使用しません。
主催者	送信可に加えて、全てのアイテムの削除、アイテムのサブコンテナへの移動、サイズ制限を超えるメッセージの送信、ドキュメントの編集、サブコンテナの移動を行うアクセス権をユーザに与えます。
サブコントローラ	主催者に加えて、サブコンテナの作成を行うアクセス権をユーザに与えます。
コントローラ	サブコントローラに加えて、このコンテナの権限フォーム、タスクマネージャーコンテナの説明、他のユーザによる投稿の編集を行うアクセス権をユーザに与えます。
ユーザ設定	アクセス権が個別に選択されたアクセス権により定義されていることを示します。他のアクセスレベルに対して個別のアクセス権の追加や削除を行った場合には、アクセスレベルは自動的にユーザ設定に変更されます。

個別のアクセス権

アクセスレベルフィールドの右にあるアイコンは、レベルを構成している個別のアクセス権を表しています。アイコンをタップするとアクセス権のオンとオフを切り替えることができます。

制限

システム管理者により適切な権限が与えられている場合にのみ、アクセス権が有効になりますのでご注意ください。

個別のアクセス権(フォームの左から右の順番):

アクセス権	意味
権限の編集	ユーザはこのコンテナの権限フォームの編集ができます。ユーザを対象フィールドに追加したりタスクマネージャーコンテナの参加者にしたりする操作を含みます。
主催者	タスクマネージャーコンテナでは使用しません。
すべてのアイテムの削除	Tユーザは、他のユーザにより送信された投稿を含む、あらゆるオブジェクトの削除やサブコンテナへの移動ができます。
アイテムの作成	ユーザはこのコンテナへの投稿、オブジェクトの移動、サイズ超過のメッセージ送信、投稿への添付ではないファイルのアップロードができます。
読み取り専用アイテムの編集	ユーザは、他のユーザの投稿といった通常編集できないオブジェクトの編集ができます。このアクセス権を有効にするには、アイテムの編集も有効にしなければなりません。 FirstClassの通常の動作を越えるアクセス権であるため、このアクセス権の付与は十分に注意してください。
アイテムの編集	ユーザはすべてのドキュメントの編集及びサブコンテナの移動ができます。
ウインドウと表示のプロパティの保存	タスクマネージャーコンテナでは使用しません。
アイテムの承認	タスクマネージャーコンテナでは使用しません。
自分のアイテムの削除	ユーザは自分のオブジェクトを削除したりプロパティを変更することができます。
会議室を開く	ユーザはタスクマネージャーコンテナを開くことができます。コンテナ内のオブジェクトを見ることはできます。しかしながら開くことはできません。
アイテムの検索	ユーザはコンテナ内を検索することができます。
アイテムの送信	ユーザはコンテナに投稿することができます。
アイテムを開く	ユーザはコンテナ内のオブジェクトを開くことができます。
子会議室の作成	ユーザはコンテナ内にサブコンテナを作成することができます。
ファイルと添付ファイルのダウンロード	ユーザは添付ファイルやコンテナに直接アップロードされたファイルをダウンロードすることができます。
権限の表示	ユーザはこの権限フォームを表示することができます。しなしながら編集することはできません。
履歴の表示	ユーザはこのコンテナ内のオブジェクトの履歴を表示することができます、

タスクマネージャーコンテナに関する情報の提供

他のユーザが見ることのできる、タスクマネージャーコンテナの説明を作成するには、コンテナの権限フォームにあるプロフィールボタンをタップしてください。

タスクマネージャーコンテナを配置する

タスクマネージャーコンテナを他のユーザから利用可能にするには、コンテナを他のユーザがすでにアクセス可能な場所に作成するか、ユーザをコンテナの参加者にしてください。ユーザをコンテナの参加者にすると、コンテナへのリンクがユーザのホーム画面に追加されます。

他のユーザをコンテナの参加者にするには、コンテナの権限フォームにある参加者ボタンをタップしてください。メッセージの宛先を入力するのと同じ用法でメンバー一覧にユーザの名前を入力してください。

メンバー一覧と権限フォームの設定が終わったら、フォームを閉じてください。変更内容は自動的に保存されます。