株式会社エフ・シー・マネジメント

コンタクトについて

所属する組織がFirstClassを電子メールアプリケーションとして使用している場合は、コンタクトフォルダが表示されます。

FirstClassでは、友人や仕事関係者の電子メールアドレス、電話番号、住所など、個人のコンタクト情報を［コンタクト］フォルダに保存できます。コンタクトを使用すると、サーバに登録されている人も登録されていない（つまりディレクトリに登録されていない）人も簡単にメッセージの宛先として指定できます。ディレクトリにすでに登録されているユーザであっても、ニックネームで思い出すことが多いユーザであれば、コンタクトを作成すると便利です。

さらに、一度の操作で複数の宛先にメールを送信できるメールリストを作成することも可能です。

コンタクト管理機能へのアクセス権が管理者によって与えられていれば、作成したコンタクトが自分のディレクトリに表示されます。これにより、サーバに登録されている他のユーザを宛先に指定するのと同じ要領で、名前を使って宛先を指定できます。ただし、この機能が利用できなくても、参照用にコンタクトを作成することは可能です。

コンタクトフォルダを開くには、ツールバー上の［ワークスペース］アイコンをタップして、［コンタクト］を選択してください。ワークスペースのメニューから［コンタクト］を選択してください。ツールバーの［ワークスペース］をタップし、［コンタクト］を選択してください。

また、コンタクトフォルダのように動作する公開コンタクトデータベースへアクセスしたり、作成したりすることも可能です。コンタクトデータベースは、他のユーザからもアクセス可能な会議室に作成されます。あるいは、コンタクトを整理するためにあなたのコンタクトフォルダ内に作成することも可能です。権限があれば、既存のアドレス情報をコンタクトデータベースに移動したりコピーしたりすることも可能です。希望のコンタクトデータベースをホームページから見えるようにするには、コンタクトデータベースのメニューよりホームに追加を選択してください。

アドレスの追加

アドレスを追加するには、［コンタクト］フォルダの上にある［新規アドレス］ボタンをタップし、新規アドレスフォームに必要事項を入力して閉じます。

または、メッセージの宛先領域の名前のメニュー、ユーザリストまたはチャットから［コンタクトフォルダに追加］を選択することも可能です。この場合表題にあらかじめ名前が設定されます。

メッセージの宛先を入力したり返信したりした場合、宛先がサーバ上にすでに存在していない場合には連絡先として自動的に登録されます。アプリケーションメニューの基本設定を選択し、メッセージセクションに移動し、外部の受信者に対して自動的に連絡先を作成するチェックボックスをクリアすることでこの動作をオフにすることができます。

新規アドレスフォーム

電話/FAXセクション

メール/URLセクション

住所セクション

メモセクション

添付ファイルセクション

端末上のファイルをこのコンタクトに添付するには、メニューから［添付する］ボタンを選択し（または［添付する］ボタンをタップし）、ファイルを参照して選択するか、写真を撮影します。

メールリストの作成

メールリストとは複数のEメールアドレスで構成されています。メールリスト宛にメッセージを送信すると、メールリストに含まれている全員宛にメッセージが送信されます。

メールリストを作成するには、新規ボタンのドロップダウンメニューから新規メールリストを選択し、メールリストフォームに入力して保存してください。

メールリストフォーム

コンタクトデータベースの作成

コンテナ内でのコンタクトデータベースの作成

コンテナ内にコンタクトデータベースを作成するには、コンテナを開き、［新規］ドロップダウンメニューから［新しいコンテナ］を選択し、［コンタクトデータベース］を選択してください。指示に従ってアイコンや名前を設定し、［作成］をタップしてください。コンテナの［フォルダ］ボタンを使って、作成した新しいコンタクトデータベースにアクセスすることができます。

コンタクトフォルダ内での作成

コンタクトフォルダ内にコンタクトデータベースを作成する場合、［新規］ドロップダウンメニューから［新規コンタクトデータベース］を選択してください。

コンタクトデータベースが偶然削除されてしまうのを防ぐためには、コンタクトデータベースを開いてメニューから［プロパティ］を選択し、［保護］のチェックボックスを有効にしてください。将来削除する場合には、まずこのチェックボックスを無効にする必要があります。

ホーム画面での作成

ホーム画面のメニューから［新しいコンテナ］を選択して、個人で使用するためのコンタクトデータベースをホーム画面に作成することも可能です。

コンタクトデータベースへのアクセス権を他のユーザに付与

コンタクトデータベースを共同作業を行う場所に作成した場合、他のユーザにコンタクトデータベースへのアクセス権を与えることができます。このためには、まず他のユーザがコンタクトデータベースで実行できる操作を決める権限を設定してから、そのユーザがコンタクトデータベースを利用できるようにします。

コンタクトデータベースの権限を設定するには、コンタクトデータベースを開き、メニューから権限を選択してください。そして、権限フォームに入力してください。

コンタクトデータベースの表示をカラム尿時にしたい場合には、サーバ設定の表示を使用チェックボックスを有効にしてください。

コンタクトデータベースで他ユーザに何をさせるか定義するには、権限フォームの［対象］セクションを設定してください。コンタクトデータベースへアクセスしてほしいユーザやグループすべてに対して、この作業を行う必要があります。

まず、ユーザをメッセージの宛先に指定するのと同じ要領で、［対象］の下にユーザの名前またはグループ名を入力します。FirstClassは、ユーザがコンタクトデータベースを開いたときに［対象］リストを上から下に向かってチェックするため、ユーザを登録する順序が重要になります。このユーザまたはこのユーザが所属するグループを最初に見つけると、FirstClassはそこで設定されている権限を使用します。したがって、［All Users］グループを一番上に登録して、そのグループのアクセス権を［すべて禁止］にすると、誰もコンタクトデータベースにアクセスできなくなります。

次に、名前の右にあるフィールドでユーザのアクセスレベルを選択します。アクセスレベルとは、権限をあらかじめ組み合わせたものです。ユーザやユーザグループに対して、既定のアクセスレベルを指定するか、次の各権限を有効または無効にしてアクセスレベルをカスタマイズできます。

個別の権限

アクセスレベルフィールドの右側にあるアイコンは、レベルを構成する各権限を示します。権限の有効/無効を切り替えるには、その権限のアイコンを選択します。

制限事項

一部の権限は、管理者によって適切な権限がユーザに与えられている場合にのみ適用されることにご注意ください。

左から右に向かって、次の各権限があります。

コンタクトデータベースに関する情報の提供

他ユーザへのコンタクトデータベースの説明を作成するには、コンタクトデータベースの権限フォームの［プロフィール］ボタンをタップしてください。

コンタクトデータベースの利用可能設定

コンタクトデータベースを他のユーザが利用できるようにするには、そのユーザがすでにアクセス権限を持つコンテナ内に作成するか、そのユーザをコンタクトデータベースのメンバーにします。ユーザをメンバーにすると、コンタクトデータベースへのリンクがそのユーザのデスクトップに作成されます。

ユーザをコンタクトデータベースのメンバーにするために招待するには、コンタクトデータベースの権限フォームで［メンバー］ボタンをタップします。ユーザをメッセージの宛先に指定するのと同じ要領でメンバーのリストにユーザの名前を入力します。

作業が完了したら、このフォームを閉じてください。変更が自動的に保存されます。