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コンタクトについて
FirstClassでは、友人の電子メールアドレス、電話番号、住所など、個人のコンタクト情報を保存できます。コンタクトを使用すると、サーバに登録されている人でも登録されていない人でも、ニックネームなどによって簡単にメッセージの宛先として指定できます。
また、メールリストも作成できます。
 ヒントすべての受信者が会議室にアクセスできる場合は、メールボックスがメールでいっぱいにならないように、メールリストではなく会議室を作成することをお勧めします。
メールリストがあり、そのメールリストに含まれる名前をすべてプレーンテキストとして取り出したい場合は、そのメールリストを選択し（ただし、開かないでください）、［メッセージ］＞［選択アイテムの要約］を選択してください。
コンタクトとメールリストは、自分だけが見られる［コンタクト］フォルダ内に置くか、他のユーザも表示や登録ができる共有コンタクトデータベースに置くことができます。コンタクトデータベースは、自分、管理者、および他のユーザが作成して、ユーザ間で共有できます。また、コンタクトをメッセージに添付して共有することも可能です。
ユーザが追加したコンタクトとメールリストは、そのユーザが開いたディレクトリに表示されます。コンタクトデータベースのコンタクトをディレクトリに表示するには、そのコンタクトへのリンクを［コンタクト］フォルダに置くか、そのコンタクトを［コンタクト］フォルダにコピーする必要があります。
 例外コンタクトの利用権限を管理者から与えられていない場合、コンタクト情報はディレクトリに追加されません。ただし、コンタクト利用権限がなくても、参照用にコンタクトを作成することはできます。
［コンタクト］フォルダ
すべてのFirstClassユーザのデスクトップには、個人用の［コンタクト］フォルダが用意されています。［コンタクト］フォルダには、自分で使用するためのコンタクトとメールリストを登録します。
デスクトップ以外のウィンドウから［コンタクト］フォルダを開くには、［ファイル］＞［開く］＞［コンタクト］を選択します。
コンタクト情報の表示 コンタクトデータベースの表示
［コンタクト］フォルダおよび他のコンタクトデータベースに登録されているコンタクト情報の表示方法を設定するには、いくつかの方法があります。
［インデックスカード表示］でコンタクトを表示すると、電話番号などの一般的な情報を直接見ることができます。そのため、ユーザに電話をかけるときなどにそのユーザの［コンタクト］フォームを開く必要がありません。コンタクトを2回クリックすると、編集ができるようになり、インデックスカード表示のままで情報を更新できます。
コンタクトにカテゴリを設定している場合、インデックスカード表示にするとコンタクトがカテゴリ別に自動で色分けされます。 コンタクト情報の表示設定
FirstClassには、コンタクトを追加および保存するためのフォームがいくつか用意されています。例えば、OutlookまたはPalmの［コンタクト］フォームを使い慣れている場合は、同じようなレイアウトのFirstClassフォームを利用できます。
［コンタクト］フォルダに使用するフォーム、および作成するコンタクトデータベースのデフォルトとして使用するフォームを、［基本設定］の［表示］タブで選択してください。特定のコンタクトデータベースに使用するフォームは、そのコンタクトの権限で選択してください。 特定の文字で始まるコンタクトの検索
特定の文字で始まるコンタクトの先頭のコンタクトを表示するには、コンタクトデータベースのウィンドウの右側にある適切なボタンをクリックしてください。
1つのボタンに2つの文字が表示されている場合は、そのボタンを2回クリックすると、2番目の文字で始まるコンタクトの先頭のコンタクトを表示できます。 コンタクトのWebページの表示
 Webサイトのフィールドにあるコンタクトフォームを使用している場合にのみ適用されます。コンタクトの作成時に企業や個人のWebサイトのURLURLを登録した場合は、そのコンタクトフォームから直接そのWebページにアクセスできます。
アクセスするには、そのURLを含むフィールド上でコンテキストメニューを開き、［リンクを開く］を選択してください。 コンタクトの住所の地図表示
コンタクトの作成時に企業や個人の住所を登録した場合は、そのコンタクトフォームから直接その住所の地図ページにアクセスできます。
地図を表示するには、［マップ］をクリックしてください。
FirstClassが地図表示に利用するWebサイトは、基本設定で変更できます。
コンタクトの並べ替え
コンタクトを並べ替える場合、詳細表示で並べ替えの基準とする列見出しをクリックする以外に、以下の基準で並べ替えることができます。
? ［名前3］を第1基準、［名前1］を第2基準にする（すべてコンタクトが同じ［名前3］どうしでグループ化され、グループごとに［名前1］順に並べ替えられます）
? ［名前1］を第1基準、［名前3］を第2基準にする
? ［カテゴリ］を第1基準、［名前3］を第2基準にする（コンタクトの作成時にカテゴリを入力している場合に有効です）
? ［勤務先］を第1基準、［名前3］を第2基準にする
上記の基準でコンタクトを並べ替えるには、［クイックソート］ドロップダウンの矢印をクリックして、並べ替えの基準を選択します。このボタンをクリックすると、コンタクトは［名前3］を第1基準、［名前1］を第2基準として並べ替えられます。
コンタクトのグループ化
［コンタクト］フォルダまたは他のコンタクトデータベース内にコンタクトを作成して、コンタクト情報を整理できます。
例えば、特別なプロジェクトに関連するすべてのコンタクト情報用のコンタクトデータベースを作成して、登録コンタクトをこのコンタクトデータベースに移動またはコピーできます。このコンタクトデータベースも、他のコンタクトデータベースと同じように共有できます。
コンタクトの追加
注意サーバに登録されていない相手を宛先にしたメッセージを作成すると、その相手が自動的にコンタクトに登録されます。この機能を無効にするには、［基本設定］で［外部の受信者に対してコンタクトを自動的に作成する］チェックボックスをクリアしてください。 自分の［コンタクト］フォルダへのコンタクトの追加
1 ［ファイル］＞［新規作成］＞［新規コンタクト］を選択します。
簡単な方法追加するコンタクトがFirstClassのメッセージまたはドキュメントに表示されている場合は、その宛先を選択して［ツール］＞［コンタクトに追加］を選択してください。これにより、コンタクト情報の一部が自動的に入力されます。
2 ［新規アドレス］フォームを更新します。 コンタクトデータベースへのコンタクトの追加
1 コンタクトデータベースを開きます。
2 ［ファイル］＞［新規作成］＞［新規コンタクト］を選択します。
3 ［新規アドレス］フォームを更新します。 メールリストの作成
メールリストを作成するには、以下の操作を行います。
1 ［ファイル］＞［新規作成］＞［新規メールリスト］を選択します。
メールリストを共有コンタクトデータベースにインポートする場合は、あらかじめそのコンタクトデータベースを開いてください。
2 ［個人用メールリスト］フォームを更新します。
メッセージで複数の受信者を一度に追加するのと同じ手順で、タブまたはセミコロン区切りで入力した複数のコンタクト情報をコピーアンドペーストして、複数のメンバーを追加できます。
メンバーは、メールリストが保存されたときの［名前1］で自動的に並べ替えられます。
コンタクト情報のインポートまたはエクスポート
FirstClassやOutlook Expressなど他のアプリケーションからコンタクト情報をインポートしたり、FirstClassからユーザのコンタクトをエクスポートしたりできます。
どちらの場合も、vCard（.vcfファイル）またはExcel（.csvファイル）形式で転送が行われます。vCardは、アプリケーション間でコンタクト情報を転送するための共通の形式です。Excel形式は、コンマ、タブ、またはセミコロン区切りのデータで構成されます。 vCard形式でのコンタクトのインポート
vCardのコンタクト情報をFirstClassにインポートするには、以下の操作を行います。
1 他のアプリケーションでデータを.vcfファイルとしてエクスポートします。
2 FirstClassにログインします。
3 ［ファイル］＞［インポート］＞［コンタクトのインポート］を選択します。
共有コンタクトデータベースにインポートする場合は、あらかじめそのコンタクトデータベースを開いてください。開かなかった場合は、［コンタクト］フォルダ内にコンタクトが作成されます。
4 vcfファイルを選択します。
メッセージに添付された.vcfファイルをインポートするには、そのファイルを選択して、［ツール］＞［コンタクトに追加］を選択します。コンタクトが［コンタクト］フォルダ内に作成されます。 Excel形式でのコンタクトのインポート
Excelのコンタクト情報をFirstClassにインポートするには、以下の操作を行います。
1 インポートするデータを準備します。
他のアプリケーションでアドレス帳を開いて、エクスポートするフィールドを、コンマ、タブ、またはセミコロン区切りのテキストファイルとして、.csvの拡張子を付けて保存してください他のアプリケーションでデータをこの形式で保存できない場合は、データを表計算プログラムにインポートして、そこから保存してみてください。
2 FirstClassにログインします。
3 ［ファイル］＞［インポート］＞［コンタクトのインポート］を選択します。
共有コンタクトデータベースにインポートする場合は、あらかじめそのコンタクトデータベースを開いてください。開かなかった場合は、［コンタクト］フォルダ内にコンタクトが作成されます。
4 csvファイルを選択します。
ファイル内のフィールドと、そのフィールドに対応付けるFirstClassのフィールドが表示されます。
5 必要に応じて、ドロップダウンフィールドから新しいFirstClassフィールドを選択して、対応付けを変更します。
メッセージに添付された.csvファイルをインポートするには、そのファイルを選択して、［ツール］＞［コンタクトに追加］を選択します。コンタクトが［コンタクト］フォルダ内に作成されます。 コンタクト情報のエクスポート
コンタクト情報をFirstClassにエクスポートするには、以下の操作を行います。
1 ［コンタクト］フォルダまたはコンタクトデータベースを選択します。
特定のコンタクトのみをエクスポートする場合は、そのコンタクトを選択します。
2 ［ファイル］＞［エクスポート］を選択します。
3 ［コンタクトのエクスポート］フォームを更新します。
4 ファイルを保存する場所を選択します。
5 必要に応じて、ファイル名を変更します。
コンタクトデータベースの作成
ユーザは管理者と同じようにコンタクトデータベースを作成できます。コンタクトデータベースが意図した通りに機能しない場合は、管理者に連絡してください。
コンタクトデータベースを作成するには、以下の操作を行います。
1 コンタクトデータベースを作成するコンテナを開きます。
2 ［ファイル］＞［新規作成］＞［新規コンタクト］を選択します。
新規コンタクトデータベースが開きます。
3 必要に応じて、コンタクトデータベースの表示をカスタマイズします。
4 コンタクトデータベースを開きます。
選択したデフォルトの名前でコンタクトデータベースが作成されます。
5 コンタクトデータベースに付ける名前を入力して、［Enter］キーまたは［Return］キーを押します。
コンタクトデータベース作成後、必要に応じて［プロパティ］フォームで基本設定を更新できます。
6 コンタクトデータベースの権限を設定します。 コンタクトデータベースの権限の設定
コンタクトデータベースの権限を指定するには、以下の操作を行います。
1 コンタクトデータベースを選択するか表示します。
2 ［ツール］＞［権限］を選択します。
3 ［権限］フォームを更新します。
変更した内容は、このフォームを閉じると自動的に保存されます。
ヒント他のユーザがアクセスできない場所にコンタクトデータベースを作成した場合に、ユーザがそのコンタクトデータベースを使用できるようにするには、最初にユーザをメンバーにする必要があります。 コンタクトデータベースへのアクセス
コンタクトデータベースをユーザが利用できるようにするには、以下の2つの方法があります。
? そのユーザがアクセス権限を持つコンテナ内にコンタクトデータベースを作成する
または
? そのユーザをコンタクトデータベースのメンバーにする
ユーザをコンタクトデータベースのメンバーにするには、以下の操作を行います。
1 コンタクトデータベースを選択します。
2 コンテキストメニューから［参加者］を選択します。
コンタクトデータベースの［権限］フォームが開いている場合は、［参加者］をクリックします。
3 ［追加］をクリックします。
簡単な方法メンバーの一覧が表示されている場合は、ディレクトリなどのユーザ一覧を開いてユーザを選択し、そのユーザをメンバーの一覧にドラッグすることができます。また、プレーンテキストファイルにユーザ名の一覧を入力し（1行に1ユーザ）、そこからユーザ名をドラッグすることもできます。
4 ユーザを選択して、［追加］ボタンを選択します。
メンバーになったことを通知するメールがそのユーザに送信され、コンタクトデータベースがそのユーザのコンタクトフォルダに追加されます。
選択したメンバーのプロフィールを表示するには、［プロフィール］をクリックしてください。
メンバーを削除するには、［この参加者を削除］をクリックしてください。
ヒント他のリストと同じように、メンバーの一覧の列見出しをクリックして、リストを並べ替えることができます。クリックすると、メンバー名が名前順に表示されます。
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