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  FirstClassの会議室の使用
会議室について
会議室では、多数のユーザがオンラインで情報をやり取りできます。ユーザは、メッセージを他のユーザに送信するのと同じ手順で、会議室宛にメッセージを送信できます。また、会議室を開いて、他のユーザが投稿したメッセージを読むこともできます。会議室に未読メールがある場合は、会議室アイコンにフラグが表示されるとともに、その未読メールの数が表示されます。
会議室は、管理者、ユーザ自身、または他のユーザが作成できます。デスクトップでは、自分が作成または移動した会議室、または自分が参加している会議室だけを参照できます。また、参加している会議室の中にある子会議室も参照できます。デスクトップで参照したい会議室がある場合は、その会議室の所有者に登録を依頼してください。
ユーザが会議室で実行できる操作は、会議室の所有者によって設定されます。例えば、人事関係の会議室ではメッセージの読み取りしかできず、自分がかかわっているプロジェクトの会議室ではメッセージの送信ができるといったケースが考えられます。この場合、人事関係の会議室は告知のために提供されています。一方、プロジェクトの会議室は、プロジェクトに参加している全員が議論できる場として提供されています。
会議室をメッセージの宛先に指定
他のユーザを宛先にするのと同じ手順で、会議室をメッセージの宛先に指定できます。会議室が自動的にメッセージの宛先として指定されるようにするには、その会議室を開いた状態でメッセージを作成してください。
会議室からのメッセージの送信
ユーザではなく会議室が差出人として表示されたメッセージを作成できます。この機能は、サポート窓口用の会議室を設置している場合などに役立ちます。
会議室が差出人として表示されたメッセージを送信するには、以下の操作を行います。
1 会議室を開きます。
2 ［作成］フィールドで［新規会議室］を選択します。
会議室でのメッセージの返信
受信者を指定せずに会議室のメッセージを返信すると、会議室のデフォルトの受信者に送信されます。
メッセージを含む会議室だけに返信するには、［会議室にのみ返信］をクリックしてください。
会議室が差出人として表示されたメッセージを返信するには、メッセージを選択して、［会議室から返信］をクリックします。
会議室のメッセージの承認
会議室では主催者を設定できます。主催者のいる会議室に送信されたすべてのメッセージや添付ファイルのあるメッセージは、主催者が内容を確認して承認するまで読むことができません。未承認のメッセージは、会議室アイテムの一覧に斜体で表示されます。
メッセージを承認できるのは、会議室の主催者となる権限与えられたユーザのみです。
選択したメッセージを承認するには、［承認］をクリックしてください。このメッセージを再び未承認にするには、同じボタンをクリックしてください。
会議室の作成
 注意単純な共有スペースを作成するだけであれば、会議室の代わりにワークスペースを作成することもできます。ワークグループを作成する方が会議室を作成するより簡単です。ただし、会議室の方がより細かく動作を制御できます。
ユーザは管理者と同じように会議室を作成できます。会議室が意図した通りに機能しない場合は、管理者に連絡してください。
会議室を作成するには、以下の操作を行います。
1 カレンダーを作成するコンテナを表示します。
2 ［作成］フィールドで［新規会議室］を選択します。
3 会議室に使用するテンプレートを選択します。
4 会議室に名前を付けます。
会議室を選択し、コンテキストメニューで［名前の変更］を選択します。
会議室が作成されたら、以下の作業を実行できます。
• フォルダを開いて表示をカスタマイズする
• 会議室のプロパティを［プロパティ］フォームで更新する
5 会議室の権限を設定します。 会議室の権限設定
会議室の権限を指定するには、以下の操作を行います。
1 会議室を開きます。
2 ［権限］をクリックします。
3 ［権限］フォームを更新します。
［ディレクトリに非公開］を選択して、自分の会議室がディレクトリに表示されないようにすることをお勧めします。これを有効にすると、名前の重複を考慮せずに任意の名前を会議室に付けられるようになります。また、この会議室を見せたくないユーザに対して、この会議室の存在を知られないようにすることができます。 会議室へのユーザの登録
会議室をユーザが利用できるようにするには、以下の2つの方法があります。
• そのユーザがアクセス権限を持つコンテナ内に会議室を作成する
または
• そのユーザを会議室に登録する
登録すると、会議室へのリンクがそのユーザのデスクトップに作成されます。
ユーザを会議室に登録するには、以下の操作を行います。
1 会議室を開きます。
2 ［権限］をクリックします。
3 ［参加者］をクリックします。
4 メッセージの宛先を指定するのと同じ手順で、［追加］フィールドにユーザ名を入力します。
リスト内の参加者一覧は、ディレクトリと同じように操作できます。
参加者を削除するには、［この参加者を削除］をクリックしてください。
 ヒント他のリストと同じように、参加者一覧の列見出しをクリックして、リストを並べ替えることができます。クリックすると、参加者名が名前順に表示されます。 会議室のメールルールの設定
会議室にメールルールを設定して、会議室で受信したメールの処理方法をFirstClassに指示できます。 会議室に関する情報の提供
会議室のプロフィールを作成することで、その会議室に関する情報を他のユーザに提供できます。このためには、以下の操作を行います。
1 会議室を開いた状態で、［権限］をクリックします。
2 ［プロフィール］をクリックします。
3 ［編集］フォームをクリックします。
4 ［プロフィール］フォームを更新します。
会議室の情報は、［会議室のプロフィール］をクリックして見ることができます。
インターネットのメーリングリストへの会議室の参加
会議室をインターネットのメーリングリストに参加させることができます。
会議室をメーリングリストに参加させると、メーリングリスト宛に送信されたメッセージがその会議室に表示されるようになります。
メーリングリストへの参加方法は、メーリングリストごとに異なります。例えば、ユーザが参加リクエストを送信すると、登録されたことを伝えるメッセージが返信されるメーリングリストがあります。また、メーリングリストからの返信に応答しなければ登録されないメーリングリストもあります。
会議室をメーリングリストに参加させるには、以下の操作を行います。
1 会議室を開きます。
2 ［権限］をクリックします。
3 ［会議室からメッセージ］をクリックします。
4 メーリングリストの指示に従って参加要求を送信します。
メーリングリストからの返信は、会議室宛に送信されます。
この返信に応答する必要がある場合、以下の操作を行います。
5 メーリングリストの返信テキストをコピーします。
6 ［権限］フォームで［会議室からメッセージ］をクリックします。
7 コピーしたテキストを応答メッセージに貼り付けます。
必要に応じて、件名行も同じようにコピーして貼り付けます。
8 応答メッセージを送信します。 会議室からメーリングリストへの投稿
メーリングリストによっては、すべてのユーザに投稿を許可しているものがあります。この場合、会議室を使用しているユーザは、会議室からメーリングリストへのメッセージの送信や返信をすることが可能です。
また、登録ユーザだけに投稿を許可しているメーリングリストもあります。これらのメーリングリストでは、会議室を使用するユーザではなく、会議室自体が登録ユーザであるとみなされます。したがって、会議室から直接メーリングリストにメッセージを送信したり、メーリングリストのメッセージに直接返信したりすることはできません。これらのメーリングリストに投稿するには、会議室の［権限］フォームの［会議室からメッセージ］ボタンを使用する必要があります。 メーリングリストへのコマンドの送信
メーリングリストには、メッセージだけでなく、ヘルプコマンドや参加者に関する情報の要求などのコマンドを送信できます。これらのコマンドは、会議室の［権限］フォームの［会議室からメッセージ］ボタンを使用して送信する必要があります。
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