コンタクトについて
FirstClassでは、友人の電子メールアドレス、電話番号、住所など、個人のコンタクト情報を保存できます。コンタクトを使用すると、サーバに登録されている人でも登録されていない人でも、ニックネームなどによって簡単にメッセージの宛先として指定できます。
また、メールリストも作成できます。
ヒント
すべての受信者が会議室にアクセスできる場合は、メールボックスがメールでいっぱいにならないように、メールリストではなく会議室を作成することをお勧めします。
コンタクトとメールリストは、自分だけが見られる[コンタクト]フォルダ内に置くか、他のユーザも表示や登録ができる共有コンタクトデータベースに置くことができます。コンタクトデータベースは、自分、管理者、および他のユーザが作成して、ユーザ間で共有できます。
ユーザが追加したコンタクトとメールリストは、そのユーザが開いたディレクトリに表示されます。コンタクトデータベースのコンタクトをディレクトリに表示するには、そのコンタクトへのリンクを[コンタクト]フォルダに置く必要があります。
例外
コンタクトの利用権限を管理者から与えられていない場合、コンタクト情報はディレクトリに追加されません。ただし、コンタクト利用権限がなくても、参照用にコンタクトを作成することはできます。
[コンタクト]フォルダ
すべてのFirstClassユーザのデスクトップには、個人用の[コンタクト]フォルダが用意されています。[コンタクト]フォルダには、自分で使用するためのコンタクトとメールリストを登録します。
コンタクト情報の表示 コンタクトデータベースの表示
[コンタクト]フォルダおよび他のコンタクトデータベースに登録されているコンタクト情報の表示方法を設定するには、いくつかの方法があります。
[インデックスカード表示]でコンタクトを表示すると、電話番号などの一般的な情報を直接見ることができます。そのため、ユーザに電話をかけるときなどにそのユーザの[コンタクト]フォームを開く必要がありません。
コンタクトを名前1で並べ替える場合は、コンタクトを詳細表示で表示し、[名前1]列を追加し、この列で並べ替えください。 コンタクト情報の表示設定
FirstClassには、コンタクトデータベースにコンタクトを追加および保存するためのフォームが何種類か用意されています。例えば、OutlookまたはPalmの[コンタクト]フォームを使い慣れている場合は、同じようなレイアウトのFirstClassフォームを利用できます。
[コンタクト]フォルダに使用するフォーム、および作成するコンタクトデータベースのデフォルトとして使用するフォームを、[基本設定]で選択してください。特定のコンタクトデータベースに使用するフォームは、そのコンタクトの権限で選択してください。 コンタクトのWebページの表示
Webサイトのフィールドにあるコンタクトフォームを使用している場合にのみ適用されます。
コンタクトの作成時に企業や個人のWebサイトのURLを登録した場合は、そのコンタクトフォームから直接そのWebページにアクセスできます。
アクセスするには、そのWebページのURLをクリックしてください。 コンタクトの住所の地図表示
コンタクトの作成時に企業や個人の住所を登録した場合は、そのコンタクトフォームから直接その住所の地図サイトにアクセスできます。
地図を表示するには、[マップ]をクリックしてください。
FirstClassが地図表示に利用するWebサイトは、基本設定で変更できます。
コンタクトのグループ化
[コンタクト]フォルダまたは他のコンタクトデータベース内にコンタクトを作成して、コンタクト情報を整理できます。
例えば、特別なプロジェクトに関連するすべてのコンタクト情報用のコンタクトデータベースを作成して、登録コンタクトをこのコンタクトデータベースに移動できます。このコンタクトデータベースも、他のコンタクトデータベースと同じように共有できます。
コンタクトの追加 自分の[コンタクト]フォルダへのコンタクトの追加
1 [コンタクト]フォルダを開きます。
簡単な方法
追加するコンタクトがFirstClassのメッセージの宛先領域に表示されている場合は、宛先の横にある[コンタクトフォルダに追加]アイコンをクリックしてください。クリックすると、名前と電子メールアドレスが入力された状態で[新規アドレス]フォームが開きます。
3 [新規アドレス]フォームを更新します。 コンタクトデータベースへのコンタクトの追加
1 コンタクトデータベースを開きます。
2 [作成]フィールドで[新規アドレス]を選択します。
3 [新規アドレス]フォームを更新します。 メールリストの作成
1 メールリストを保存する[コンタクト]フォルダまたはコンタクトデータベースを開きます。
2 [作成]フィールドで[新規メールリスト]を選択します。
コンタクト情報の更新
コンタクト情報を更新するには、以下の操作を行います。
1 アドレスまたはメールリストを開きます。
2 [編集]フォームをクリックします。
3 内容を変更します。
コンタクトデータベースの作成
ユーザは管理者と同じようにコンタクトデータベースを作成できます。コンタクトデータベースが意図した通りに機能しない場合は、管理者に連絡してください。
コンタクトデータベースを作成するには、以下の操作を行います。
1 コンタクトデータベースを作成するコンテナを開きます。
2 [作成]フィールドで[新規コンタクトデータベース]を選択します。
3 このコンタクトデータベースに名前を付けます。
4 コンタクトデータベースの権限を設定します。 コンタクトデータベースの権限の設定
コンタクトデータベースの権限を指定するには、以下の操作を行います。
1 コンタクトデータベースを開きます。
2 [権限]をクリックします。
ヒント
他のユーザがアクセスできない場所にコンタクトデータベースを作成した場合に、ユーザがそのコンタクトデータベースを使用できるようにするには、最初にユーザを参加者一覧に追加する必要があります。 コンタクトデータベースへのアクセス
コンタクトデータベースをユーザが利用できるようにするには、以下の2つの方法があります。
• そのユーザがアクセス権限を持つコンテナ内にコンタクトデータベースを作成する
または
• そのユーザをコンタクトデータベースに登録する
登録すると、コンタクトデータベースへのリンクがそのユーザのデスクトップに作成されます。
ユーザをコンタクトデータベースに登録するには、以下の操作を行います。
1 コンタクトデータベースを開きます。
2 [権限]をクリックします。
3 [参加者]をクリックします。
4 メッセージの宛先を指定するのと同じ手順で、[追加]フィールドにユーザ名を入力します。
リスト内の参加者一覧は、ディレクトリと同じように操作できます。
参加者を削除するには、[この参加者を削除]をクリックしてください。
ヒント
他のリストと同じように、参加者一覧の列見出しをクリックして、リストを並べ替えることができます。クリックすると、参加者名が名前順に表示されます。
|