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公開メールリストの設定
メールリストについて
メールリストを利用すると、複数のユーザのメールボックスに直接メッセージを送信できるため、ユーザにすぐに確認してもらえる可能性が高まります。そのため、複数のユーザに確実にメッセージを届けることができます。
通常のコミュニケーションや1対1のコミュニケーションには、会議室を利用する方が便利です。会議室を使えば、ユーザのメールボックスのメッセージ数が減り、管理の手間が軽減されるからです。また、メールリストでは、システムにユーザを追加したら、そのユーザを該当する公開メールリストに登録する必要があります。しかし、会議室やモデルデスクトップを使えば、ユーザは自動的に登録されます。したがって、会議室がコミュニケーションのニーズを満たすのであれば、メールリストではなく会議室を使用してください。
ユーザがローカルのメールアドレスを与えられておらず、特定の会議室を表示するためだけにログインするような場合は、メールリストにユーザをまとめて登録すると大変便利です。このようなユーザ向けのメールリストでは、主にインターネットのメールアドレスが登録されることになります。
企業では、販売代理店に対してメールリストを利用すると便利です。これは、販売代理店にローカルのメールアドレスを与えることがほとんどないためです。このメールリストでは、主にインターネットのメールアドレスが登録されます。重要なメッセージをすべての販売代理店に送信し、すぐに確認してもらいたい場合には、メールリスト宛にメッセージを送信してください。定期的な製品情報などは、メールリストではなく販売代理店用の会議室に投稿できます。
学校では、卒業生に対してメールリストを利用するのがお勧めです。これは、卒業生にローカルのメールアドレスを与えることがほとんどないためです。このメールリストでは、主にインターネットのメールアドレスが登録されます。重要なメッセージをすべての卒業生に送信し、すぐに確認してもらいたい場合には、メールリスト宛にメッセージを送信してください。一方、定期的な学校情報などは、メールリストではなくWebサイトに掲載できます。
公開メールリストの作成
公開メールリストの宛先には、個人、他のメールリスト（グローバルメールリスト）、またはグループ（グローバルグループメールリスト）を作成できます。
グローバルメールリストを作成するには、以下の操作を行います。
1 管理者デスクトップの［Mail Lists］フォルダを開きます。
2 ［管理］＞［追加］＞［メールリスト］を選択します。
3 ［公開メールリスト］フォームに必要事項を入力します。
グローバルグループメールリストを作成するには、以下の操作を行います。
1 管理者デスクトップの［Mail Lists］フォルダを開きます。
2 ［管理］＞［追加］＞［メールリスト］を選択します。
3 ［公開グループメールリスト］フォームに必要事項を入力します。
メールリストへのアクセス設定
メールリストが作成されると、FirstClassはその名前をディレクトリに登録します。機密性の高いメールリストの名前がディレクトリに表示されないようにするには、ディレクトリの閲覧制限やグループ権限を利用して、表示できるユーザを制限する方法があります。また、メールリストを非公開にする方法や、ローカルサーバのみで表示されるようにする方法もあります。 ディレクトリの閲覧制限と権限の使用
公開メールリストを特定のグループのメンバーだけが利用できるようにするには、メールリストをそのグループのメンバーにします。
メールリストをグループに追加するには、以下の操作を行います。
1 ［管理］＞［ディレクトリの一覧］を選択します。
2 ［表示］で［その他］のみを選択します。
3 ［検索］ボタンをクリックします。
4 グループに追加するメールリストをダブルクリックします。
5 メッセージに宛先を入力するのと同じ手順で、ユーザやコンテナ用テンプレートを［所属］フィールドに追加します。
これにより、追加したグループのユーザだけが、ディレクトリでこのメールリストを表示できるようになります。
このメールリストには、追加したグループに設定されている閲覧制限が適用されます。 グループの使用
以下の操作を行って、メールリストの表示を制限することもできます。
1 ［メールリストUG］という名のユーザグループを作成します。
2 この［グループ権限］フォームの［ディレクトリ］タブで、メールリストの表示を許可するグループを［ディレクトリでの閲覧を許可するグループ］フィールドに追加します。
3 作成したメールリストをこの［メールリストUG］グループに追加します。 メールリストのディレクトリ非公開またはローカルのみ表示
メールリストをグループに追加したくない場合は、そのメールリストを［ディレクトリに非公開］または［ローカルのみ］に設定することで、メールリストの表示を制限できます。
メールリストを［ディレクトリに非公開］にすると、［非公開ディレクトリの閲覧］権限を持つユーザにのみそのメールリストがディレクトリに表示されます。
公開メールリストを［ローカルのみ］に設定すると、ローカルサーバ上のユーザにはそのメールリストがディレクトリに表示されますが、ゲートウェイ経由でサーバに接続しているユーザには表示されなくなります。
メールリストを［ディレクトリに非公開］または［ローカルのみ］にするには、以下の操作を行います。
1 ［管理］＞［ディレクトリの一覧］を選択します。
2 ［表示］で［その他］のみを選択します。
3 ［検索］ボタンをクリックします。
4 設定を変更するメールリストをダブルクリックします。
5 ［ディレクトリに非公開］または［ローカルのみ］を選択します。
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