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共有カレンダーの設定 ［All Calendars］グループについて
［All Calendars］グループは、［All Users］グループや［All Conferences］グループと同じく、管理者デスクトップの［Groups］フォルダ内にある標準的なユーザグループです。このグループで行ったすべての設定が、システム上で作成したすべてのカレンダーのデフォルト設定になります。これには、ユーザのデスクトップ上にあるすべての個人用カレンダーのほか、すべての共有カレンダーとすべての備品・場所カレンダーが含まれます。また、カレンダーグループを作成して種類別にカレンダーを管理すれば、システムの管理がより簡単になります。
共有カレンダーと備品・場所カレンダーについて
共有カレンダーと備品・場所カレンダーは、会議室と同じく、ユーザグループ単位での共同作業に利用できます。カレンダーでは、会議のスケジュール設定、会議室の予約、備品・場所の予約をユーザどうしで調整できます。オンラインで会議を行うことはできません。
カレンダーは、従業員や学生が共同作業を行うときに大変役立ちます。実際に会って話し合う機会がほとんどない状況では、共同作業を進めることが難しくなる場合があります。そのような場合に、共有カレンダーを強力なプロジェクト管理ツールとして有効に利用できます。従業員や学生は、共有カレンダーを使用して、会議や作業の時間、場所、備品を予約できます。そのカレンダーの閲覧権限を持つユーザなら誰でも、作業と予定を登録および確認できます。また、予約するときにスケジュールの重複をすぐに調整できます。
仕事や宿題のスケジュールが遅れることはよくあります。自分のスケジュールを管理した経験がないと、仕事や宿題のスケジュールをうまく計画することが難しい場合があります。しかし、共有カレンダーを使用すれば、重要な日程を確認したり、部署やクラスのカレンダーを確認したりできます。
共有カレンダーを使うと、企業のプロジェクトリーダが年度の初めに会議やプロジェクトの日程を入力したり、学校の教師が学期の初めに試験の日程を入力したりできます。関係者全員がアクセスできるワークスペース内に共有カレンダーを作成して情報を登録すれば、誰もが自分の仕事や学習を効率的に管理できます。また、スケジュールを正しく設定することで、不要な混乱を避けることができます。スケジュールの変更はすぐに反映されるため、ユーザはすぐに次の会議や授業のスケジュールを確認できます。また、スケジュールに重複があれば、事前に調整することができます。 共有カレンダーの使用
管理者は、共有カレンダーを作成し、メンバーとその権限を設定できます。また、既存のカレンダーグループにカレンダーを追加し、そのグループの権限設定やメンバー設定を継承することもできます。
ユーザは、共有カレンダーと共有ワークスペースを使って共同作業を行うことができます。また、必要な権限が与えられていれば、アクセス可能な任意の場所に共有カレンダーを作成できます。 備品・場所カレンダーの利用
備品カレンダーと場所カレンダーは、プロジェクタなどの備品や会議室などの場所を表す共有カレンダーです。備品カレンダーと場所カレンダーは、ユーザが予定を作成したときに備品や場所を予約すると更新されます。
ユーザは、会議やプレゼンテーションの予定を登録するときに、予定への参加を他のユーザに依頼するとの同じように、［スケジュール］タブ上で備品や場所を予約できます。ただし、ユーザ名を［参加者］タブに入力するのではなく、予約する備品カレンダーや場所カレンダーの名前を［備品/場所］タブに入力します。他のすべてのカレンダーと同じように、備品カレンダーと場所カレンダーでも予約の重複を確認できるため、ユーザは予定の時間帯に使用できる備品と場所を予約できます。 共有カレンダーと備品・場所カレンダーの作成
共有カレンダーや備品・場所カレンダーを作成するには、以下の操作を行います。
1 管理者デスクトップの［General Conferences］フォルダを開きます。
2 カレンダーを追加する会議室を開きます。
3 クライアントヘルプの該当セクションで説明されている手順に従って、カレンダーを作成して権限を設定します。
管理者以外のユーザによって作成されたカレンダーは、自動的にそのユーザの第一組織単位に所属します。管理者がカレンダーを作成して特定の組織単位に所属させる場合は、FirstClassスクリプトを使用してください。
共有カレンダーを作成して配置したら、ユーザにその目的を伝えて利用を促し、コラボレーションとコミュニケーションの質を高めるようにしてください。
共有カレンダーで作成された予定への参加を依頼された場合、参加依頼のメッセージの送信元は、予定を作成したユーザではなくその共有カレンダーになります。
カレンダーへのユーザの登録
各ユーザは、個人用カレンダーを1つだけ持つことができます。このカレンダーはユーザのデスクトップ上にあり、その所有者が開くことができます。所属するグループの［グループ権限］フォームや自分の［ユーザ情報］フォームで［カレンダー］権限を与えられているユーザは、予定を登録して、他のユーザに予定への参加を依頼できます。
［ユーザ情報］フォームまたは［グループ権限］フォームで［カレンダーの共有］権限が与えられているユーザは、管理者と同じように共有カレンダーや備品・場所カレンダーを作成できます。また、会議室内に共有カレンダーを配置すると便利な場合が多いため（例えば、スタッフ用会議室内に、会議室を予約する場所カレンダーを作成するなど）は、会議室内に共有カレンダーを作成できる［子会議室の作成］権限もユーザに与える必要があります。
カレンダーの権限設定
共有カレンダーに権限を設定するには、会議室と同じく、最初からカレンダーの権限を設定する方法と、カレンダーを既存のカレンダーグループに追加する方法があります。
カレンダーの権限は、会議室の権限とほとんど同じように機能します。管理者は、カレンダーを表示できるグループやユーザ、表示できる内容、予定と作業の登録や編集ができるグループやユーザを設定できます。権限を設定するにあたっては、以下の点を検討してください。
• どのグループまたはユーザがカレンダーを利用できるようにするか。
• カレンダーを会議室に作成するか、またはユーザのデスクトップに追加するか。
• どのような権限（表示、編集、作成など）をグループに与えるか。
ユーザにカレンダーを利用してもらう方法が決定したら、［カレンダーの権限］フォームで権限を設定してください。
カレンダーグループの追加
カレンダーグループを使用すると、そのグループに所属するすべてのカレンダーにデフォルトの権限を設定できます。FirstClassでは、［All Calendars］グループという標準のカレンダーグループがあらかじめ用意されています。
すべての種類のカレンダーが［All Calendars］グループに所属し、［All Calendars］グループの権限が最初に適用されます。ただし、管理者が作成したカレンダーグループの権限が、［All Calendars］グループの権限よりも優先して適用されます。
カレンダーグループは以下のアイコンで表されます。
 カレンダーグループを追加するには、以下の操作を行います。
1 管理者デスクトップの［Groups］フォルダを開きます。
2 ［管理］＞［追加］＞［カレンダーグループ］を選択します。
3 このカレンダーグループに付ける名前を［グループ名］フィールドに入力します。
4 ［カレンダーグループ］フォームを閉じます。
5 作成したカレンダーグループが選択されている状態で、［ファイル］＞［プロパティ］（Windows）または［情報を見る］（Mac）を選択します。
6 カレンダーグループが誤って削除されないように、［保護］を有効にします。
期間を利用した予定の作成
管理者は、標準の［カレンダーの予定］フォームに［期間］フィールドを追加できます。このフィールドはプルダウンメニューになっており、選択できる期間をあらかじめ設定できます。ユーザはこのフィールドを使って予定の期間を選択し、特定の開始時刻と所要時間を設定できます。フォームをカスタマイズしてユーザに配布する方法については、「カスタマイズツール」の「FirstClass Designer」のヘルプを参照してください。
学校では、「1時間目」「2時間目」「昼休み」などの選択肢があるプルダウンリストを［期間］フィールドに作成できます。各選択肢に、開始時刻と所要時間を設定できます。例えば、「1時間目」の開始時刻を午前8時に、所要時間を1時間に設定できます。ユーザがプルダウンリストから「1時間目」を選択すると、正しい開始時刻と終了時刻が自動的に設定されます（開始時刻：午前8時、終了時刻：午前9時）。
企業では、「午前シフト」「午後シフト」「深夜シフト」などの選択肢を［期間］フィールドに設定できます。
学校でも企業でも、手順は同じです。［期間］フィールドを作成するには、以下の操作を行います。
1 FirstClassデザイナーで、［カレンダーの予定］フォーム（161）を含む設定ファイルを開きます。
2 ［カレンダーの予定］フォームを開きます。
3 選択リスト（入力不可）フィールド（フィールドID：1045）で、［非表示］を無効にします。
4 このフィールドで、セミコロン区切りで設定されている期間の選択肢を編集します。
［リスト］フィールドにある各選択肢の値は、HHMMHHMMという形式で入力します。前半のHHMMは開始時刻（時間と分）、後半のHHMMは所要時間（時間と分）を表します。
したがって、例えば、［1時間目］を午前8時から午前9時とし、先頭の選択肢を［なし］に設定する場合は、以下のように入力します。
なし=0;1時間目=08000100;
5 変更を保存します。
6 カスタマイズした［カレンダーの予定］フォームをユーザに配布します。
デフォルトのキャンセルメッセージの変更
あるイベントに招待されているユーザには、そのイベントがキャンセルされたことや、自分が参加者リストが削除されたことが通知されます。
この通知メッセージを変更するには、FirstClass Designerを使用して、［FCServer］フォルダにあるFCSLang.rezファイルのリソース1295で、文字列3と文字列5を変更してください。
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