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共有会議室の設定
共有会議室とその他の共有コンテナについて
FirstClassのユーザは、コンテナ（会議室、フォルダ、ワークスペースなど）を使用して共同作業を行います。管理者は、ユーザが使用する共有コンテナを作成できます。また、ユーザに適切な権限を設定すれば、ユーザが自分でコンテナを作成および管理できるようになります。共有コンテナの作成方法など、共有コンテナの概要については、該当のヘルプを参照してください。
デフォルトでは、会議室は、その会議室が作成および保存されている親会議室の権限を継承します（これに対し、フォルダは権限を継承しませんが、親フォルダの表示のプロパティは継承します）。会議室はゲートウェイ経由で他のFirstClassサーバと共有できます。また、NNTPプロトコル経由でインターネットのニュースグループにアクセスするために利用できます（詳しくは、インターネットサービスのヘルプを参照してください）。
共有会議室の場所
選択したグループのユーザだけが利用できる主催者付きの会議室は、管理者デスクトップの［General Conferences］フォルダ内に作成します。［General Conferences］フォルダは、管理者と副管理者にのみ表示されます。管理者は、このフォルダ内で会議室を選択し、該当するユーザまたはユーザグループに表示されるようにします。具体的には、会議室のメンバーを設定するか、モデルデスクトップに会議室を追加するか、または誰もが見られる場所に会議室のエイリアスを作成します。
FirstClassをインストールすると、［General Conference］フォルダ内にいくつかの会議室があらかじめ作成されています。これらの会議室は、そのまま使うこともカスタマイズすることもできます。また、削除してご利用の組織に合った構成に変えることもできます。
新しいシステムをインストールするときに一時的なスクリプトを実行して、［General Conferences］フォルダ内の会議室をカスタマイズできます。新しいシステムをインストールしたら、管理者としてログインし、管理者デスクトップにある［Start Here］会議室を開いてください。［Groups and Conferences］フォルダ内に、会議室の名前を変更するための手順が記載されたフォームがあります。このスクリプトを実行できるのは一度だけです。
あらかじめ作られている会議室は、デフォルトのネットワークストアに設定されている部課グループ群の各グループに対応しています。部課グループ群のグループごとに、共同作業を行うための場所（会議室）が用意されています。
あらかじめ設定されている各会議室の中には、古いメッセージを削除せずに保存しておくためのフォルダと、グループ内のすべてのユーザが利用できる共有カレンダーが作られています。また、［General Conferences］フォルダ内に会議室を追加し、各会議室に必要な数の会議室を追加することもできます。
会議室へのアクセスと会議室でのアクティビティの管理
ユーザが共有会議室にアクセスできるようにするには、そのユーザのデスクトップまたはそのユーザがアクセスできる公開の場所に、会議室へのリンクを追加します。このリンクがユーザのデスクトップに表示される位置は、元の位置と同じになります。ユーザはこのリンクを好きな位置に移動できます。
リンクをデスクトップに追加するには、ユーザをメンバーにするか、複数のユーザに対して一括処理を実行できる手段（モデルデスクトップとFirstClassスクリプトを利用します）。メンバーにする方法については、クライアントヘルプの該当セクションを参照してください。一括処理については、このヘルプで後述します。
 ヒント他のユーザが会議室にメンバーを追加できるようにしながら、会議室の権限フォームを開くことはできないようにしたい場合は、「ユーザを追加」ボタンを会議室のツールバーに追加します。他のユーザがこのボタンをクリックすると、ディレクトリが表示され、メンバーを選択できるようになります。「ユーザを追加」ボタンを追加すると、親コンテナ内に［Roster］フォルダが作成されます。この名前は後で変更できます。この親コンテナへのアクセス権を持つユーザの一覧は、［所属ユーザの一覧］に記録されます。［ユーザを追加］ボタンを利用した場合、 ［メッセージに承認が必要］権限がコンテナまたはグループのレベルで有効になっているコンテナでは、ユーザは未承認として追加されます。
［ユーザを追加］ボタンを会議室のツールバーに追加するには、［ツールバーのカスタマイズ］フォームを開いて、［カテゴリ］で［ツール］を選択します。 会議室のデフォルト表示の維持
ユーザは会議室を開いたときに、その表示を調整することができます。例えば、並べ替える列を変えたり、上部ペインを隠したりできます。ユーザが会議室を開いたときに、その会議室に対して設定した表示が常にデフォルトの状態になるようにしたい場合は、［権限］フォームで［サーバの表示設定を使用］または［テンプレート表示のみを使用］を選択します。どちらを有効にしても、ユーザがコンテナの表示のプロパティを保存できないようになります。「サーバの表示」はコンテナに設定された表示のプロパティのことを意味し、「テンプレートの表示」はコンテナ用テンプレートに設定された表示のプロパティのことを意味します。コンテナ用テンプレートについては、このヘルプで後述します。
したがって、例えば、ユーザがあるコンテナでアイテムを名前順に並べ替えたとします。しかし、管理者がこのコンテナのコンテナ用テンプレートで［テンプレート表示のみを使用］を有効にし、所属するすべてのコンテナでアイテムを［最終更新日］順に並べていたとします。このユーザがコンテナを開き、自分の好きな表示方法にカスタマイズして閉じたとしても、再びそのコンテナを開くと、管理者が設定した表示に自動的に戻ります。ユーザがこのコンテナの表示のプロパティを変更することはできません。 会議室での未承認アイテムの非表示
メッセージや添付ファイルに承認が必要になるように会議室を設定できます。ユーザは未承認のメッセージを開くことができません。この設定はユーザをわずらわせる可能性がありますが、未承認メッセージを確実に見られないようにすることができます。ただし、［アイテムを承認］権限を持っているユーザであれば、誰でもこのメッセージを見ることができます。
未承認アイテムが表示されないようにするには、［会議室の権限］フォームで［未承認アイテムを表示しない］を選択してください。 会議室の権限に関するヒント
［対象］フィールドの最後に［All Users］グループを登録し、その［アクセスレベル］を［すべて禁止］にしておくと便利です。これにより、未登録ユーザがこのシステムにアクセスしても、会議室や会議室内の情報にアクセスできないようになります。
あるユーザが自分のホームページ上に会議室のリンクを追加すると、そのホームページにアクセスしたすべてのユーザがその会議室にアクセスできるようになります。［All Users］グループを［すべて禁止］に設定しておけば、登録ユーザだけがその会議室をクリックして表示できるようになります。
会議室のディレクトリ非登録
デフォルトでは、作成したすべての会議室が、ディレクトリに登録されないように自動で設定されます。ディレクトリに未登録の会議室は、管理者用ディレクトリを含めてディレクトリには表示されません。そのため、ディレクトリに未登録の会議室をメールの宛先に設定することはできません（ただし、この会議室内ではメッセージを作成できます）。この会議室はディレクトリに登録されないため、この会議室に関連したディレクトリエントリ名の重複が起こることはありません。
会議室をディレクトリに登録するには、以下の操作を行います。
1 ［会議室の権限］フォームを開きます。
2 ［ディレクトリに登録しない］をクリアします。
 注意以前に削除した会議室で［削除の取り消し］を行うと、その会議室は非公開となります。 ディレクトリに登録されない会議室とワークスペースの利用
会議室を作成できる権限をユーザに与えながらも、ディレクトリに登録される会議室の数が増えすぎないようにしたい場合は、ディレクトリに登録されない会議室を利用するのが有効です。ディレクトリに登録されない会議室は、管理者のディレクトリを含め、どのような状況でもディレクトリには表示されません。この点で、ディレクトリに登録されない会議は、ディレクトリで非公開にされた会議室よりメリットがあります。後者の会議室は、管理者と［非公開ディレクトリの閲覧］権限を持つユーザに表示されてしまうからです。
ディレクトリに登録されない会議室は、ディレクトリに表示されることがないため、セキュリティレベルが高くなります。この会議室では、メンバーのみが会議室のウィンドウで新規メッセージを作成して投稿できます。それ以外のメールは、ローカルであろうとインターネット経由であろうと、一切受信されません。
ディレクトリに登録されない会議室を利用するもう1つのメリットは、会議室名を一意にする必要がないことです。どの会議室もディレクトリに表示されないため、複数の会議室に同じ名前を付けられます（学校で同じ名前のクラスが複数あるときなどに便利です）。
共有ワークスペース内のコンテナは、すべてディレクトリに登録されません。そのため、セキュリティが高まると同時に、膨大な数の会議室がシステムに作られる可能性が低くなります。また、ユーザが簡単にオブジェクトを作成して名前を付けられるようになります。ワークスペースのコンテナはディレクトリに表示されないため、メールを受信することはできません。ワークスペースの会議室やカレンダーを見たりメッセージを投稿したりできるのは、ワークグループのメンバーであるユーザだけです。したがって、ワークスペースは安全性と機密性に優れた作業環境を提供します。ワークスペース内の会議室とカレンダーの名前はディレクトリには表示されないため、重複する名前を設定できます。例えば、3人の教師が「3年生」という名前の会議室を作成しても問題ありません。この3つの［3年生］会議室はディレクトリに表示されず、混同されることがないからです。
ディレクトリに表示されない会議室をユーザが作成できるようにする方法は2つあります。
1つ目の方法は、ユーザの［ディレクトリ名の登録］権限を無効にし、［会議室の作成］権限と［カレンダーの作成］権限を有効にすることです。こうすれば、ユーザが作成したどの会議室やカレンダーもディレクトリに表示されなくます。
もう1つの方法は、ユーザの［ディレクトリ名の登録］権限を有効にし、［会議室の権限］フォームで［ディレクトリに登録しない］を有効にすることです。
以下は、ディレクトリに登録されない会議室の利用例です。
例1
ある会社で、一部の社員があるプロジェクトのチームに任命されました。そこで、チームの1人がワークスペースを作成し、残りのメンバーを追加しました。これでチームのメンバーは、他の社員に干渉されることなく、リソースを共有したり、質問をしたり、進捗状況を報告したりしながら、共同でプロジェクトに取り組めるようになりました。
例2
ある高校の美術教師が、授業のために共有ワークスペースを作成し、絵画の技法や美術史などの資料を保存しました。ある画家の生涯と作品を調べるという課題を与えられた学生たちは、調べた内容をこのワークスペースに投稿し、互いに確認しながら勉強できるようにして、試験に備えました。この教師は3つのクラスを受け持っているため、クラスごとにワークスペースを作成しました。教師はすべてのワークスペースの名前を「美術科」としましたが、ワークスペース名はディレクトリに表示されないため、名前の重複を心配する必要はありませんでした。作成時点で、この3つのワークスペースの違いは、ワークグループのメンバーだけでした。 会議室のディレクトリ非公開
会議室をディレクトリに追加した場合、その会議室がディレクトリに表示されるからといって、すべてのユーザがその会議室を表示したりメッセージの宛先に指定したりできるわけではありません。ユーザが会議室を表示できるのは、その会議室のメンバーであるか、ユーザのモデルデスクトップまたは（アクセス可能な他の会議室の内部にある）公開の場所にその会議室のエイリアスがある場合だけです。また、ディレクトリの閲覧制限を使用して、ユーザやユーザグループがディレクトリで表示できるアイテムを制限することもできます。
ただし、会議室の作成者がその会議室をディレクトリに公開されるように設定している場合でも、その会議室がFirstClassのディレクトリに公開されないように設定できます。そのような会議室がディレクトリに公開されないようにするには、管理者のデスクトップで以下の操作を行います。
1 管理者用ディレクトリでその会議室をダブルクリックします。
2 ［ディレクトリに非公開］を選択します。
ディレクトリに公開されないように設定された会議室も、管理者と副管理者の管理者用ディレクトリには表示されます。また、［非公開ディレクトリの閲覧］権限が有効になっているユーザのディレクトリにも表示されます。
会議室名の変更
元の会議室アイコンの名前を変更すると、以前の名前がディレクトリから削除され、新しい名前が追加されます。エイリアスの名前を変更しても、その変更が元の名前やディレクトリに反映されることはありません。したがって、その会議室にメッセージを投稿する場合は、エイリアスではなく元の会議室名を宛先に指定する必要があります。
注意元の名前が変更された会議室をゲートウェイで複製している場合には、管理者がその会議室の複製の名前をリモートで変更する必要があります。
メールルールの利用による会議室の管理
管理者および会議室のコントローラ権限（［権限の編集］権限）を持つユーザは、会議室にメールルールを作成できます。メールルールについては、クライアントヘルプの該当セクションを参照してください。
以下のケースについて、メールルールの利用を考えてみましょう。
• 会議室の内容を自動的に保存する。
• メッセージが会議室に投稿されて未承認（承認待ち）状態になっている場合に、メッセージのステータスとその理由（添付ファイルの種類が無効、メッセージか添付ファイルのサイズが制限を超過など）を送信者に自動返信する。
• 特定の件名やスパムレベルのメールが特定の会議室に送られた場合、そのメールをすべて他の会議室に自動でリダイレクトする。
他のボリューム上での会議室の作成
会議室を作成するときに、主ボリューム以外のボリューム上に会議室を作成できます。ただし、そのボリュームは［完全利用］のステータスにする必要があります。
通常、会議室はディスク容量をほとんど消費しません。その理由は、会議室内にあるアイテムは、実際にはそのアイテムを作成したユーザのメールボックスに保存されているためです。しかし、ゲートウェイで他のサーバから送られたアイテムやインターネットで送られたアイテムは、その会議室があるボリュームに保存されます。したがって、複製した会議室はディスク容量を大量に消費する可能性があるため、主ボリューム以外のボリュームに配置することも考えられます。例えば、インターネットのニュースサーバへのゲートウェイがある場合は、すべてのニュースグループを独立したボリュームに保存することをお勧めします。
［General Conferences］フォルダ内に作成した会議室は、自動的に主ボリューム上に保存されます。
他のボリューム上に会議室を作成するには、以下の操作を行います。
1 管理者デスクトップの［MultiVol Conferences］フォルダをダブルクリックします。
2 会議室を作成するボリュームを開きます。
3 ［ファイル］＞［新規作成］＞［新規会議室］を選択します。
新しい会議室が［MultiVol Conferences］フォルダ内に作成されます。下線は、この会議室が保護設定されていないことを示しています。この会議室を保護するには、［ファイル］＞［プロパティ］（Windows）または［情報を見る］（Mac）を選択して、［保護］にチェックを入れてください。
4 オプション
会議室の名前とアイコンを変更する場合は、先に変更してからその会議室を保護します。
5 新しい会議室のエイリアスを作成して、任意の場所に移動します。
6 オプション
この会議室が個人用会議室である場合は、該当するユーザをメンバーにして必要な権限を与えます。
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