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共有コンテナについて
会議室について
会議室は、オンライン上でユーザどうしが議論や情報交換を行うことができる場所です。また、ある特定の話題についてのメッセージをやり取りするための共有メールボックスと考えることもできます。会議室では、会議室内のメッセージへのアクセス権限をユーザまたはユーザグループごとに設定できます。会議室に有効期限を設定して、古いメッセージが自動的に削除されるようにすることも可能です。会議室は、ゲートウェイ経由で他のFirstClassサーバと共有できます。また、NNTPプロトコル経由でインターネットのニュースグループにアクセスするのに利用ことも可能です（詳細は、「インターネットサービスプロトコルについて」を参照してください）。
デスクトップ上にある［会議室］コンテナはすべてのユーザに標準のオブジェクトです。システムに登録されている全ユーザが利用できる会議室をここに保存します。ご利用の組織に所属する全員に知らせる必要のある公開情報、アップデート情報、ニュースなどを投稿するのに最適な場所です。
主催者を置き、利用できるユーザグループを限定した会議室は、管理者デスクトップの［General Conferences］フォルダ内に作成します。［General Conferences］フォルダは、管理者と副管理者だけに表示されます。管理者は、このフォルダ内で選択した会議室を適当なユーザまたはユーザグループに表示されるように設定を行います。その方法には、会議室に参加者を設定する、モデルデスクトップに会議室を追加する、または誰もが見られる場所に会議室のエイリアスを置くといったやり方があります。
ユーザグループか各ユーザに会議室を作成する権限を［グループ権限］フォームか［ユーザ情報］フォームで与えれば、ユーザも自分で管理できる個人用の会議室を作成できるようになります。
会議室に新しく投稿されたアイテムには、未読フラグが付きます。
フォルダについて
フォルダは、オンライン上で情報を集めておくための場所です。また、情報を保管したり、あるテーマに関する情報、メモ、アップロードファイル、ドキュメント、メッセージなどを送ったりするために使用することもできます。会議室と異なり、フォルダ宛にメッセージを投稿することはできません。ただし、ルールを利用して、メッセージを自動的に共有フォルダに移動させるようにすることは可能です。
会議室の中にフォルダを作成しても、親会議室に設定されている所属グループと有効期限の内容は引き継がれませんが、表示のプロパティ設定は引き継がれます。
フォルダの有効期限は、デフォルトでは「無制限」に設定されています。したがって、情報を保管しておくために利用するのが最適な利用法です。
フォルダでは未読フラグは表示されません。
ワークスペースについて
ワークスペースは、プロジェクトの整理や管理を行うためにユーザが作成できる共同作業用コンテナのまとまりです。ユーザに［ワークスペースの共有］権限が与えられていれば、ワークグループを作成して、ワークグループのコンテナを他のグループメンバーと共有できます。
［General Conference］フォルダ
FirstClassをインストールすると、［General Conference］フォルダ内にいくつかの会議室があらかじめ作られます。これらの会議室は、そのまま使うこともカスタマイズすることもできます。また、削除してご利用の組織に完全に合うような構成に変えることもできます。
初めてFirstClassをインストールするときに一時的なスクリプトを実行して、［General Conferences］フォルダ内の会議室をカスタマイズできます。新しいシステムをインストールしたら、管理者としてログインし、管理者デスクトップにある［Start Here］会議室を開いてください。［Groups and Conferences］フォルダ内に、会議室名を変更するためのガイドが掲載されたフォームがあります。このスクリプトが実行できるのは一度だけです。
あらかじめ作られた会議室は、デフォルトのネットワークストアに設定されている部課グループ群の各グループに対応しています。部課グループ群のグループごとに専用の共同作業場所（会議室）が用意されています。
あらかじめ設定されている各会議室の中には、古いメッセージを削除せずに保存しておくためのフォルダと、グループ内のすべてのユーザが利用できる共有カレンダーが作られています。また、［General Conferences］フォルダ内に自分で会議室を追加し、各会議室に必要なだけ子会議室を追加することもできます。
会議室名の変更
オリジナルの会議室アイコンの名前を変更すると、以前の名前がディレクトリから削除され、新しい名前が追加されます。エイリアスの名前を変更しても、ディレクトリエントリには反映されません。したがって、その会議室にメッセージを送信する場合は、エイリアスではなくオリジナルの会議室名を宛先にする必要があります。
 注意オリジナルの名前が変更された会議室をゲートウェイで複製している場合には、ゲートウェイ先の管理者も、その会議室の複製の名前を変更する必要があります。
会議室へのアクセス制限
デフォルトでは、会議室への参加を許可されたユーザだけがその会議室を開き、アイテムを送信したり、投稿されたアイテムを閲覧したり、メッセージの履歴を見たりできます。また、ユーザグループのモデルデスクトップに会議室を追加すると、グループのメンバー全員がその会議室に参加できるようになります。
会議室の権限設定
特定のユーザやユーザグループに対して、会議室やコンテナ用テンプレートへのアクセスを制限した方がいい場合があります。例えば、ある会議室で、メッセージの閲覧はすべてのユーザに許可するものの、メッセージの送信は一部のユーザに限定にしたいといったケースが考えられます。
権限の設定は会議室ごとに行うこともできますし、ユーザグループで複数ユーザに権限を一括設定するのと同じ要領で、コンテナ用テンプレートで複数の会議室に一括設定することもできます。
会議室の権限は、他の権限とほぼ同じものです。しかし、他の権限がFirstClassの持つ数多くの機能を管理するのに対し、会議室の権限は会議室に関連する権限だけを管理します。さまざまな権限がどのように動作し、互いに連動しているかについては、［会議室の権限］フォームのヘルプで説明しています。
ディレクトリに登録されない会議室とワークスペースの利用
会議室を作成できる権限をユーザに与えながら、ディレクトリがユーザの作成した会議室だらけにならないようにしたい場合は、会議室がディレクトリに登録されないようにするのが有効な方法です。ディレクトリに登録されていない会議室は、どのような条件でもディレクトリには表示されず、管理者のディレクトリにさえ表示されません。このことは、会議室をディレクトリに非公開にするより大きなメリットとなります。ディレクトリに公開しないように設定しても、管理者と［非公開ディレクトリの閲覧］権限を持つユーザには見られてしまうからです。
ディレクトリに未登録の会議室は、ディレクトリに表示されることが絶対にないため、セキュリティレベルが高くなります。この会議室にメッセージを投稿できるのは参加者として登録されているユーザだけで、この会議室のウィンドウを開いた状態から新規メッセージを作成します。それ以外のメールは、ローカルであろうとインターネット経由であろうと、一切受信されません。
ディレクトリに未登録の会議室を利用するもう1つのメリットは、会議室名を一意にしなくてもよいことです。どの会議室もディレクトリに登録されないため、複数の会議室に同じ名前を付けることが可能です（学校で同じ名前のクラスが複数あるときなどに役立ちます）。
共有ワークスペース内のコンテナは、すべてディレクトリには登録されません。そのため、セキュリティが守られ、膨大な数の会議室がシステムに登録されてしまう可能性も低くなります。また、ユーザが気軽にオブジェクトを作成して名前を付けられるようになります。ワークスペースのコンテナはディレクトリに表示されないため、メールを受信することはできません。ワークスペースの会議室やカレンダーを見たりメッセージを投稿したりできるのは、ワークグループのメンバーとなったユーザだけです。したがって、ワークスペースは安全性と機密性に優れた作業環境を提供します。ワークスペース内の会議室とカレンダーの名前はディレクトリには登録されないため、ディレクトリ内で名前が重複する心配はありません。例えば、3人の教師が会議室に「3年生」という名前を付けても問題は起こりません。その理由は、この3つの［3年生］会議室はディレクトリに登録されないため、混同されることがないからです。
ディレクトリに登録されない会議室を作る方法は2つあります。
1つ目の方法は、ユーザの［ディレクトリ名の登録］権限を無効にし、［会議室の作成］権限と［カレンダーの作成］権限を有効にすることです。こうすれば、ユーザが作成したどの会議室やカレンダーもディレクトリに登録されなくなります。
もう1つの方法は、ユーザの［ディレクトリ名の登録］権限は有効にし、［会議室の権限］フォームで［ディレクトリに登録しない］を有効にすることです。
以下に、ディレクトリに登録しない会議室の利用例をご紹介いたします。
例1
ある会社で、一部の社員たちが、プロジェクトのためにチームとして共同で業務にあたるよう任命されました。そこで、チームの1人がワークスペースを作成し、残りのチームメンバーをワークグループに登録しました。これで、チームのメンバーは、チームに参加していない他の社員に干渉されることなく、社内のリソースを共有し、互いに質問を投げかけたり進捗状況を報告し合ったりしながら、共同でプロジェクトを完了させることができます。
例2
ある高等学校の美術教師が、授業のために共有ワークスペースを作成し、絵の技法や美術史などの資料を置きました。この授業の学生は、特定の画家の生涯と作品を調べるという課題を与えられました。そこで、学生たちは自分たちが調べたことをこのワークスペースに投稿し、互いの成果を見ながら勉強できるようにして、試験に備えました。この教師は3つの異なる授業を受け持っているため、授業ごとにワークスペースを作成しました。この3つのワークスペースの名前はすべて「美術科」としましたが、名前が重複することを心配する必要はありません。ワークスペース名はディレクトリには登録されないからです。この3つのワークスペースの違いは、ワークグループのメンバーだけです。
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